WhatsApp Business account aanmaken

Wat je nodig hebt

• Een telefoonnummer waarop je een sms of telefoontje kunt ontvangen. Een 06-nummer, een nieuwe simkaart of een vast nummer werken allemaal.
• Een smartphone (Android of iPhone) waarop de app draait. Het account staat altijd op één hoofdtelefoon.
• Je bedrijfsgegevens: naam, categorie, adres, openingstijden, een korte omschrijving, e-mail en website.
• Een logo of foto als profielfoto.

Een nummer kan maar op één WhatsApp-account tegelijk staan. Staat het nummer al op gewone WhatsApp, dan zet je het over naar de Business app. Beide apps op hetzelfde nummer gebruiken kan niet.

Het account aanmaken in 6 stappen

1. Installeer WhatsApp Business uit de App Store of Google Play. Dat is een aparte app naast gewone WhatsApp, herkenbaar aan de "B" in het groene icoon.
2. Ga akkoord met de voorwaarden en vul je zakelijke nummer in, met landcode +31 of +32.
3. Verifieer het nummer met de 6-cijferige code uit de sms. Bij een vast nummer kies je voor een telefoontje; de code wordt dan voorgelezen.
4. Zet je chats over als dat wordt aangeboden. Stond het nummer op dezelfde telefoon al op gewone WhatsApp, dan vraagt de app of je dat nummer en je chatgeschiedenis wilt meenemen.
5. Vul je bedrijfsnaam en categorie in en kies een profielfoto. Gebruik de naam waaronder klanten je kennen; je kunt hem later aanpassen.
6. Maak je bedrijfsprofiel af onder Zakelijke tools: adres, openingstijden, omschrijving, e-mail en website.

Instellingen voor de eerste dag

• Begroetingsbericht voor wie je voor het eerst een bericht stuurt.
• Afwezigheidsbericht buiten openingstijden. Voorbeeldteksten staan in WhatsApp automatisch antwoord.
• Snelle antwoorden voor wat je vaak typt, zoals een routebeschrijving of je tarieven.
• Labels zoals "nieuw", "offerte verstuurd" en "klaar" om chats te sorteren.
• Een korte link (wa.me met je nummer) voor je website en e-mailhandtekening.
• Een catalogus als je diensten of producten wilt laten zien.

Account in de Business app of via de Business API?

Met "WhatsApp Business account" worden twee verschillende dingen bedoeld. De meeste kleine bedrijven bedoelen de gratis app. De API-versie is voor grotere klantenserviceteams.

Meer over de verschillen: zakelijke WhatsApp en InBetween vergeleken met de WhatsApp Business API.

En dan: wie beantwoordt de berichten?

Zodra het account draait, komt je nummer op de website, de bus en de factuur. Klanten gaan appen, en het account staat op één telefoon. Doe je het werk zelf, dan is dat prima. Heeft de monteur, de schadehersteller of de ploeg het antwoord, dan moet iemand elke vraag doorgeven.

De app zelf biedt twee mogelijkheden. Je koppelt tot 4 extra apparaten, zoals WhatsApp Web op een laptop, maar iedereen daarop ziet elke chat en elk klantnummer. Of je stuurt berichten met de hand door. De afwegingen staan in WhatsApp Business met meerdere gebruikers.

InBetween is een derde optie. Je koppelt je nieuwe Business account met een QR-code of koppelcode, net als WhatsApp Web, en vult het nummer van je collega in. Elk klantbericht, ook foto's, locaties, spraakberichten en documenten, gaat naar die collega als "Klant 1", "Klant 2", standaard zonder telefoonnummer. Je collega antwoordt gewoon in WhatsApp op de eigen telefoon en de klant krijgt het antwoord vanaf je zakelijke nummer. InBetween werkt met dezelfde techniek als gekoppelde apparaten, niet met de officiële Business API.

Veelgemaakte fouten

• Je privénummer gebruiken terwijl je het zakelijke nummer later aan iemand anders wilt geven. Een apart nummer houdt je privéchats erbuiten.
• Een leeg profiel. Openingstijden en een adres beantwoorden veel vragen voordat ze gesteld worden.
• Geen plan voor de vakantie. Een afwezigheidsbericht vertelt klanten dat je weg bent, maar helpt ze niet verder. Zie WhatsApp tijdens de vakantie.

Veelgestelde vragen