WhatsApp CRM voor kleine bedrijven

Wat een WhatsApp CRM doet

CRM staat voor customer relationship management, oftewel klantbeheer. Een CRM is je klantenlijst met alles wat je over een klant weet: contactgegevens, eerdere klussen, offertes, lopende deals en wat er nog moet gebeuren. Een WhatsApp CRM hangt de WhatsApp-gesprekken aan die klantkaart. Stuurt een klant een bericht, dan zie je meteen wie het is, wat je eerder hebt geleverd en welke opvolging gepland staat.

Wat een WhatsApp CRM meestal kan:

• Een klantkaart bij elk WhatsApp-gesprek.
• Deals of klussen in fases, bijvoorbeeld offerte verstuurd, akkoord, afgerond.
• Taken en herinneringen om op te volgen.
• Meerdere collega's in dezelfde klantenlijst, met een eigenaar per klant.
• Sjabloonberichten versturen, zoals een herinnering aan een afspraak.

Wat de gratis WhatsApp Business-app al kan

De WhatsApp Business-app heeft een paar functies die op een CRM lijken. Voor één persoon kom je daar een heel eind mee:

1. Labels: deel chats in, bijvoorbeeld Nieuwe klant, Offerte verstuurd of Betaald. Je maakt zelf labels aan en filtert erop.
2. Notities bij contacten: in nieuwere versies van de app zet je een korte notitie bij een contact, zoals het automerk of het adres. Alleen jij ziet die.
3. Catalogus: laat je producten of diensten met prijzen zien in WhatsApp.
4. Snelle antwoorden en begroetings- of afwezigheidsberichten: standaardteksten die je met een paar tikken verstuurt.
5. Bedrijfsprofiel: adres, openingstijden en website voor klanten.

Wat de app niet doet: geen gedeelde klantenlijst voor een team, geen deals of taken, geen herinneringen, geen rapportages, en alles staat op één telefoon. Zie wat de gratis WhatsApp Business-app wel en niet kan.

Een eenvoudig CRM zonder software

Veel kleine bedrijven redden zich prima met de Business-app plus een gedeelde spreadsheet. Eén regel per klant, een kolom voor de status en een voor de volgende stap. Gebruik voor je labels dezelfde woorden als in de statuskolom, dan vertellen je chatlijst en je sheet hetzelfde verhaal. Loop de sheet één keer per week door. Dat kost niets en is later makkelijk te vervangen.

CRM-pakketten met een WhatsApp-koppeling

De meeste CRM-pakketten koppelen met WhatsApp via de WhatsApp Business API: direct, via een app in hun marktplaats of via een aanbieder zoals Twilio of 360dialog. Voorbeelden:

• HubSpot, Zoho CRM, Pipedrive, Salesforce: algemene CRM-pakketten met WhatsApp-opties, vaak als add-on of als app van een derde partij.
• Teaminbox-platforms zoals Trengo of Superchat: eerst een gedeelde inbox, met klantkaarten en koppelingen naar CRM-pakketten. Zie Trengo, Superchat en Bird vergeleken.

Check vóór je kiest vier dingen: bouwt het CRM-pakket de koppeling zelf of een derde partij, heb je een nieuw nummer nodig voor de API of kun je je huidige nummer overzetten, welke kosten komen er bovenop het abonnement (aanbieder, Meta-kosten voor sjabloonberichten), en hoe lang duurt het inrichten. Wat WhatsApp Business kost legt de kostenposten uit. Prijzen veranderen vaak, dus check ze bij elke aanbieder.

CRM, gedeelde inbox of doorsturen: naast elkaar

Wanneer je geen CRM nodig hebt

Sommige bedrijven zoeken een WhatsApp CRM terwijl het probleem iets anders is: de eigenaar krijgt elk bericht, maar het antwoord ligt bij de monteur, de installateur of de ploeg. Een CRM lost dat niet vanzelf op; iemand moet de vraag nog steeds doorgeven.

InBetween doet alleen dat deel. Je koppelt je bestaande WhatsApp- of WhatsApp Business-nummer met een QR-code of koppelcode, net als WhatsApp Web. Elk klantbericht, ook foto's, spraakberichten, locaties en documenten, gaat automatisch naar één behandelaar. Die antwoordt in zijn eigen WhatsApp en de klant krijgt het antwoord van jouw zakelijke nummer. Klantnummers zijn standaard verborgen ("Klant 1", "Klant 2"). Met Pauze zet je het doorsturen tijdelijk stil.

Eerlijke grenzen: InBetween is geen CRM. Het bewaart geen klantkaarten, deals, taken of rapportages, stuurt elk gesprek naar één uitvoerder tegelijk en is geen officiële Meta-koppeling. Het dashboard is op dit moment alleen in het Nederlands. Je kunt het combineren met labels in de Business-app en een spreadsheet, en later overstappen op een CRM; je nummer zit niet vast aan InBetween.

Wat past bij jou?

• Je doet alle klanten zelf: de Business-app met labels, notities en een spreadsheet.
• Verkooptrechter, meerdere collega's in één klantenlijst, herinneringen en rapportages: een CRM met WhatsApp-koppeling op de Business API.
• Klantberichten moeten bij degene komen die het werk doet, via je bestaande nummer: doorsturen met InBetween.

Veelgestelde vragen