WhatsApp zakelijk gebruiken: opties, account en tips

Drie manieren om zakelijke WhatsApp te gebruiken

Je kunt op hetzelfde nummer overstappen van gewone WhatsApp naar de Business-app zonder je chats kwijt te raken. Een nummer naar de Business API verhuizen is een grotere stap; zie InBetween vergeleken met de WhatsApp Business API.

WhatsApp zakelijk account aanmaken en instellen

Een zakelijk WhatsApp-account is gewoon de gratis WhatsApp Business-app met een eigen telefoonnummer. Zo maak je het aan:

1. Kies het nummer. Gebruik een nummer dat klanten al kennen of een tweede nummer (dual sim of eSIM). Eén nummer kan niet tegelijk in gewone WhatsApp en in de Business-app actief zijn.
2. Installeer WhatsApp Business uit de App Store of Google Play en vul het nummer in. Je krijgt een verificatiecode per sms of telefoontje.
3. Zet je chats over. Gebruik je het nummer al in gewone WhatsApp, dan biedt de Business-app aan je chats over te nemen. Maak eerst een back-up.
4. Vul het bedrijfsprofiel in: bedrijfsnaam, categorie, adres, openingstijden en website.
5. Zet de zakelijke tools aan: begroetingsbericht, afwezigheidsbericht en snelle antwoorden.

Zakelijk WhatsApp op pc gebruiken kan via WhatsApp Web of de desktop-app: scan de QR-code onder Gekoppelde apparaten in de Business-app. Dat telt als een van de maximaal 4 gekoppelde apparaten.

Wat de gratis WhatsApp Business-app toevoegt

• Een bedrijfsprofiel met adres, openingstijden, website en een korte omschrijving.
• Begroetings- en afwezigheidsberichten die automatisch worden verstuurd.
• Snelle antwoorden voor teksten die je vaak typt, en labels om chats te ordenen.
• Een eenvoudige catalogus om producten of diensten te laten zien.

Wat de app niet kan: een bericht naar de collega sturen die het moet afhandelen. Elke klantvraag komt binnen op één account, en iemand moet hem doorgeven.

WhatsApp Business tips voor kleine bedrijven

1. Vul je bedrijfsprofiel helemaal in. Adres, openingstijden, website en een zin over wat je doet. De optie Buiten openingstijden van het afwezigheidsbericht gebruikt die openingstijden.
2. Vraag in je begroetingsbericht om de juiste informatie. Bijvoorbeeld een foto en je postcode. Dan hoef je minder vaak terug te vragen.
3. Maak snelle antwoorden voor wat je vaak typt, zoals je adres, je tarieven of de route. Zie automatische antwoorden instellen.
4. Gebruik labels als simpele werklijst: Nieuw, Offerte verstuurd, Ingepland, Klaar. Je kunt de chatlijst op een label filteren.
5. Deel je korte link of QR-code. Onder Zakelijke tools vind je een link en QR-code waarmee klanten direct een chat met je bedrijf openen. Zet ze op je website, offertes en bus.
6. Verstuur alleen berichten waar klanten op zitten te wachten. Een verzendlijst komt alleen aan bij contacten die jouw nummer hebben opgeslagen, en te veel reclame leidt tot blokkeringen.
7. Bepaal wie antwoordt. Spreek af wie welke vragen oppakt, ook 's avonds en in de vakantie, in plaats van dat alles bij de eigenaar blijft liggen.

Voordelen van WhatsApp zakelijk

• Klanten hebben het al. Geen app installeren, geen account aanmaken.
• Met foto's, spraakberichten, locaties en documenten is een vraag snel duidelijk, bijvoorbeeld een foto van de schade of een gedeelde locatie.
• Gesprekken zijn informeel en snel, dus klanten reageren vaak eerder dan op e-mail.

Nadelen en veelvoorkomende problemen

• De eigenaar wordt de telefooncentrale. Het nummer staat op de website en op de bus, maar het antwoord ligt bij de monteur, de schadehersteller of de ploeg.
• Het account delen is alles delen. Een gekoppeld apparaat voor een collega toont elke chat, elk klantnummer en je hele geschiedenis.
• Vakanties en avonden. Een afwezigheidsbericht vertelt klanten dat je er niet bent; het geeft ze geen antwoord.
• Privacy. Telefoonnummers van klanten zijn persoonsgegevens. Hoe minder mensen ze allemaal kunnen zien, hoe beter.

Zo antwoordt een team vanaf één bedrijfsnummer

1. Houd één bedrijfsnummer dat klanten kennen, op WhatsApp of WhatsApp Business.
2. Bepaal wie klantberichten beantwoordt: jij, kantoor, of degene die het werk doet.
3. Is dat iemand anders, geef die persoon dan een gekoppeld apparaat (die ziet alles) of stuur alleen klantberichten door.

InBetween regelt dat doorsturen: koppel je nummer met een QR-code of koppelcode, net als WhatsApp Web, en vul het nummer van je collega in. Elk klantbericht wordt doorgestuurd als "Klant 1", "Klant 2", met het nummer standaard verborgen. Je collega antwoordt in de eigen WhatsApp en de klant krijgt het antwoord vanaf je bedrijfsnummer. Het werkt met gekoppelde-apparaten-technologie, niet met de officiële Business API, en het app-dashboard is in het Nederlands.

Foto's, locaties, spraakberichten en documenten gaan mee. Met Pauze zet je het doorsturen tijdelijk stil, bijvoorbeeld 's avonds; berichten wachten tot je het weer aanzet. Je hebt geen nieuwe simkaart, geen extra telefoon en geen Business API nodig, en je telefoon werkt gewoon door. Het instellen kost ongeveer 2 minuten.

Kosten van WhatsApp zakelijk met InBetween

Nieuwe accounts krijgen de eerste 30 dagen Pro+ gratis, zonder betaalgegevens. Daarna kies je gratis Basic (25 klantberichten per maand), Pro voor €87 per maand (2.000 berichten) of Pro+ voor €142 per maand (onbeperkt). Je zegt maandelijks op. Een klantbericht is een binnenkomend bericht dat wordt doorgestuurd; antwoorden tellen niet mee. Meer details staan op de pagina met prijzen.

Wanneer iets anders beter past

Beantwoord je elk bericht zelf, dan is de gratis Business-app genoeg. Chatten vijf of meer mensen tegelijk met klanten, dan is een Business API-platform met een gedeelde inbox de betere keuze. InBetween zit daartussenin: een eigenaar of kantoor plus een of meer mensen die het werk doen.

Veelgestelde vragen