Wat is een WhatsApp team inbox?
Een WhatsApp team inbox, ook wel gedeelde inbox genoemd, is één scherm waarin alle WhatsApp-gesprekken van een zakelijk nummer binnenkomen. Meerdere medewerkers loggen in, pakken gesprekken op, wijzen ze aan elkaar toe, zetten interne notities erbij en zien wie wat beantwoordt. De meeste pakketten voegen daar ook e-mail, websitechat en social media aan toe, met rapportages over reactietijden.
De gratis WhatsApp- en WhatsApp Business-app hebben dit niet. Ze zijn gemaakt voor één persoon. De enige manier om hetzelfde account op meer plekken te openen, is via gekoppelde apparaten.
Optie 1: gekoppelde apparaten in de gratis Business-app
Aan één WhatsApp Business-account koppel je tot 4 extra apparaten, bijvoorbeeld WhatsApp Web op de pc op kantoor of een tweede telefoon. Iedereen werkt dan tegelijk in hetzelfde account.
Gratis en in een minuut geregeld, maar geen echte gedeelde inbox: je kunt niets toewijzen, geen notities maken en niet zien wie wat heeft beantwoord. Elk apparaat ziet bovendien alle chats, ook de privégesprekken op dat nummer. Voor twee mensen die elkaar volledig vertrouwen kan dat volstaan. Meer over de risico's lees je bij WhatsApp Web voor een collega.
Optie 2: een gedeelde inbox op de WhatsApp Business API
Platforms als Trengo, Superchat en Bird koppelen met de WhatsApp Business API en geven je een volwaardige team-inbox. Daarvoor heb je meestal nodig:
- Een Meta-bedrijfsaccount en bedrijfsverificatie.
- Een nummer voor de API: een nieuw nummer, of je huidige nummer overzetten waardoor het niet meer in de WhatsApp-app werkt.
- Een abonnement bij het platform, plus de kosten die Meta per gesprek rekent.
- Gebruikers, verdeelregels en berichtsjablonen instellen.
Dat past bij een klantenservice waar meerdere mensen tegelijk chatten, rapportages nodig zijn of ook marketingberichten worden verstuurd. Voor een klein bedrijf is het vaak meer dan nodig. Zie InBetween vergeleken met Trengo, Superchat en Bird en InBetween vergeleken met de WhatsApp Business API.
Optie 3: elk klantbericht doorsturen naar één collega
In veel kleine bedrijven is de vraag niet "hoe delen vijf medewerkers één inbox", maar "hoe krijgt degene die het werk doet het bericht van de klant". Een garage, installateur of schoonmaakbedrijf heeft vaak één eigenaar of kantoor en een of meer mensen buiten op pad.
Daarvoor is InBetween. Je koppelt je bestaande WhatsApp- of WhatsApp Business-nummer met een QR-code of koppelcode, net zoals je WhatsApp Web koppelt. Elk klantbericht, inclusief foto's, spraakberichten, locaties en documenten, gaat automatisch naar de collega die jij kiest. Die antwoordt in zijn eigen WhatsApp en de klant krijgt het antwoord van jouw zakelijke nummer. Standaard ziet de collega "Klant 1", "Klant 2" in plaats van telefoonnummers. Met Pauze zet je het doorsturen tijdelijk stil.
Stuur klantberichten automatisch door. Antwoorden gaan terug vanaf jouw nummer.
30 dagen gratis proberenGedeelde inbox of doorsturen: naast elkaar
| Gekoppelde apparaten | Gedeelde inbox (Business API) | Doorsturen met InBetween | |
|---|---|---|---|
| Waar wordt geantwoord | In hetzelfde WhatsApp-account | In de inbox van het platform | In de eigen WhatsApp van de collega |
| Nummer | Huidig nummer | API-nummer, vaak nieuw of overgezet | Huidig nummer |
| Wie ziet wat | Iedereen ziet alle chats | Hangt af van rollen en regels | Alleen de collega, nummers standaard verborgen |
| Meerdere mensen tegelijk | Ja, zonder afstemming | Ja, met toewijzen en notities | Eén uitvoerder per gesprek; tot 20 op Pro+ |
| Kosten | Gratis | Abonnement plus Meta-kosten | €0 tot €142 per maand |
| Officiële Meta-koppeling | Ja, onderdeel van WhatsApp | Ja | Nee, techniek van gekoppelde apparaten |
Prijzen van andere partijen veranderen; controleer ze bij de aanbieder.
Welke kies je?
- Twee mensen, volledig vertrouwen, weinig berichten: gekoppelde apparaten in de gratis Business-app.
- Meerdere medewerkers tegelijk, rapportages, campagnes: een gedeelde inbox op de Business API.
- Elke klant wordt door één persoon tegelijk afgehandeld en je wilt je nummer houden: doorsturen met InBetween.
Eerlijk over InBetween: het is geen team-inbox, het stuurt elk gesprek naar één uitvoerder tegelijk, het is geen officiële Meta-koppeling en het dashboard van de app is nu alleen in het Nederlands. Groeit je team naar meerdere mensen die tegelijk antwoorden, dan is een Business API-platform de betere stap. Je nummer zit niet vast aan InBetween.
Veelgestelde vragen
Heeft WhatsApp Business een gedeelde inbox?
Nee. De gratis WhatsApp Business-app heeft geen gedeelde inbox. Je kunt tot 4 extra apparaten koppelen, maar dan ziet iedereen alle chats. Een echte gedeelde inbox vraagt de WhatsApp Business API via een platform.
Is InBetween een gedeelde inbox?
Nee. InBetween stuurt elk klantbericht door naar één collega, die in zijn eigen WhatsApp antwoordt. Het antwoord gaat terug vanaf jouw zakelijke nummer.
Is InBetween een officiële WhatsApp- of Meta-koppeling?
Nee. InBetween gebruikt dezelfde gekoppelde-apparaten-technologie als WhatsApp Web. Daarom werkt het met je bestaande nummer en zonder de WhatsApp Business API. Heb je een officiële Meta-koppeling nodig, dan past een Business API-platform beter.
Wat kost het?
Nieuwe accounts krijgen 30 dagen Pro+ gratis, zonder betaalgegevens. Daarna blijf je op gratis Basis (25 klantberichten per maand), of kies je Pro voor € 87 per maand (2.000 berichten) of Pro+ voor € 142 per maand (onbeperkt). Maandelijks opzegbaar.