WhatsApp Business meerdere gebruikers: één nummer op meerdere telefoons en computers

Meerdere gebruikers WhatsApp Business: hoe werkt het?

De WhatsApp Business-app kent geen gebruikersaccounts. Meerdere gebruikers werken via Gekoppelde apparaten: je koppelt tot 4 apparaten aan één account. Dat kan een tweede telefoon zijn, een tablet, een computer met WhatsApp Web of de desktop-app voor Windows en Mac. Alle apparaten gebruiken hetzelfde bedrijfsnummer en tonen dezelfde chats. Je hoofdtelefoon blijft het hoofdapparaat: gebruik je die ongeveer 14 dagen niet, dan worden de gekoppelde apparaten uitgelogd.

WhatsApp Business op meerdere computers

Wil je dat de balie en het kantoor allebei WhatsApp Business op de computer hebben, dan koppel je elke computer apart:

1. Open op de computer web.whatsapp.com in de browser, of installeer de WhatsApp-app voor Windows of Mac. Er verschijnt een QR-code.
2. Open op je hoofdtelefoon WhatsApp Business en ga naar Instellingen (iPhone) of het menu met de drie puntjes (Android).
3. Tik op Gekoppelde apparaten en daarna op Een apparaat koppelen.
4. Scan de QR-code op de computer. De chats worden gesynchroniseerd.
5. Herhaal dit op de volgende computer. Met 4 gekoppelde apparaten zit je aan het maximum.

Elke computer blijft ingelogd tot je hem uitlogt. Zet daarom op gedeelde computers een schermvergrendeling, of log uit via Gekoppelde apparaten als iemand anders achter die computer gaat zitten.

WhatsApp Business op twee telefoons

1. Installeer WhatsApp Business op de tweede telefoon. Registreer je nummer daar niet opnieuw.
2. Kies op het welkomstscherm de optie om de telefoon aan een bestaand account te koppelen (op Android via het menu rechtsboven). Er verschijnt een QR-code.
3. Open op je hoofdtelefoon Gekoppelde apparaten en tik op Een apparaat koppelen.
4. Scan de code. De tweede telefoon werkt nu met hetzelfde nummer.

Stuur nooit de sms-verificatiecode door en zet het nummer niet over naar een andere telefoon om iemand toegang te geven: dan wordt je hoofdtelefoon uitgelogd.

WhatsApp zakelijk met meerdere gebruikers: hoeveel en wie is beheerder?

Met de gratis app kunnen maximaal 5 mensen tegelijk één account gebruiken: wie de hoofdtelefoon heeft plus 4 gekoppelde apparaten. Er zijn geen rollen of rechten. Iedereen logt in op hetzelfde account, dus er is geen aparte beheerder, geen lijst met medewerkers en je ziet niet wie welk antwoord stuurde. In de praktijk is de persoon met de hoofdtelefoon de beheerder: alleen die telefoon kan apparaten koppelen en verwijderen.

Waar je tegenaan loopt met meerdere gebruikers

• Iedereen ziet alles. Een gekoppeld apparaat toont alle chats, alle contacten en hun nummers, niet alleen de klanten die die persoon moet helpen.
• Geen verdeling. Niemand ziet wie welke chat oppakt. Twee mensen antwoorden dezelfde klant, of niemand doet het.
• Maximaal 4 gekoppelde apparaten. Voor een groter team heb je de Business API nodig.
• Toegang intrekken is handwerk. Gaat iemand weg, dan log je het apparaat van die persoon zelf uit.

Spreek bij gedeeld gebruik af wie welke chats oppakt, bijvoorbeeld met labels, en laat medewerkers hun naam onder een antwoord zetten. Voor medewerkers die alleen klantvragen hoeven te krijgen zijn er drie opties.

Optie 1: gekoppelde apparaten

Gratis, tot 4 extra apparaten. Elke medewerker ziet elke chat, elk telefoonnummer en de geschiedenis. Prima voor een klein kantoor waar iedereen alles mag zien. Lees precies wat je deelt met WhatsApp Web.

Optie 2: WhatsApp Business API via een platform

Platforms zoals Trengo, Superchat en Bird bieden een teaminbox voor veel gebruikers, met rollen en verdeling. Ze vragen om Meta-bedrijfsverificatie, vaak een nieuw nummer of een nummermigratie, en rekenen een maandbedrag plus de berichtkosten van Meta. Een goede keuze voor supportteams met 5 of meer medewerkers.

Optie 3: InBetween

Geen nieuw nummer, geen API. Je bestaande nummer blijft, klantberichten gaan automatisch naar de persoon die het werk doet, en antwoorden gaan terug vanaf het bedrijfsnummer. De collega ziet alleen klantberichten, standaard als Klant 1, Klant 2, niet je andere chats. Met Pauze zet je het doorsturen tijdelijk uit. 30 dagen Pro+ gratis zonder creditcard, daarna gratis Basis of € 87 / € 142 per maand.

Zo werkt het, in 3 stappen

1. Maak een account aan op app.in-between.tech met je e-mailadres en een wachtwoord. Geen betaalgegevens nodig.
2. Koppel WhatsApp: scan de QR-code of voer de koppelcode in, precies zoals bij WhatsApp Web. Je telefoon blijft gewoon werken.
3. Vul het nummer van je collega in. Vanaf dan komt elk klantbericht bij je collega binnen. Antwoordt die, dan gaat het antwoord vanaf je bedrijfsnummer terug naar de klant.

Foto's, locaties, spraakberichten en documenten gaan gewoon mee. Met Pauze zet je het doorsturen tijdelijk stil, bijvoorbeeld 's avonds. Berichten wachten dan tot je het weer aanzet.

Veelgestelde vragen