Automatische antwoorden WhatsApp instellen: zo werkt het

Kan gewone WhatsApp automatisch antwoorden?

Nee. De gewone WhatsApp-app heeft geen automatische berichten. Daarvoor heb je de gratis WhatsApp Business-app nodig. Je zet je bestaande nummer erin over op dezelfde telefoon, en je chats gaan mee. Elke app heeft wel een eigen nummer nodig: één nummer kan niet tegelijk in WhatsApp en WhatsApp Business draaien.

De drie automatische functies van WhatsApp Business

Eigenlijk zijn alleen het begroetings- en het afwezigheidsbericht automatisch. Snelle antwoorden besparen typwerk, maar iemand moet ze nog steeds versturen.

Automatisch antwoord WhatsApp Business instellen

1. Open WhatsApp Business. Op iPhone tik je op Instellingen, op Android op de drie puntjes en dan Zakelijke tools.
2. Kies Afwezigheidsbericht en zet Afwezigheidsbericht versturen aan.
3. Schrijf je tekst (zie de voorbeelden hieronder).
4. Kies bij Schema voor Altijd versturen, Aangepast schema of Buiten openingstijden. Die laatste gebruikt de openingstijden uit je bedrijfsprofiel, dus controleer die eerst.
5. Kies bij Ontvangers: iedereen, iedereen die niet in je adresboek staat, iedereen behalve gekozen contacten, of alleen gekozen contacten.
6. Sla op. Voor een begroetingsbericht ga je terug naar Zakelijke tools, open je Begroetingsbericht en herhaal je stap 2 tot en met 5.

Test het: stuur vanaf een andere telefoon een bericht naar je zakelijke nummer en kijk of het antwoord binnenkomt.

Automatische antwoorden WhatsApp: voorbeeldteksten per situatie

Elk automatisch antwoord voorbeeld hieronder kun je overnemen en aanpassen. Vervang de woorden tussen haken.

• Begroeting: "Hoi, bedankt voor je bericht aan [bedrijf]. Op werkdagen reageren we meestal binnen een uur. Voor een offerte: stuur een foto en je postcode mee."
• Buiten openingstijden: "Bedankt voor je bericht. We zijn nu gesloten en maandag tot en met vrijdag vanaf 8.00 uur weer bereikbaar. Dan reageren we."
• Vakantie: "We zijn gesloten tot en met [datum]. Je bericht is goed aangekomen en we reageren als we terug zijn. Spoed? Bel [nummer]."
• Druk op een klus: "We zijn nu op locatie. Je bericht is binnen en een collega reageert zo snel mogelijk."
• Offerte-aanvraag: "Bedankt voor je aanvraag. Stuur gerust een paar foto's en je adres mee, dan kunnen we sneller een prijs geven. Je hoort binnen één werkdag van ons."
• Afspraak maken: "Bedankt! Laat weten welke dag en welk dagdeel je het beste uitkomt. We bevestigen de afspraak zodra we de planning hebben bekeken."
• Tijdelijk minder bereikbaar: "We zijn deze week met een kleiner team. Je bericht is binnen, maar een antwoord kan iets langer duren. Spoed? Bel [nummer]."

Houd het kort, zeg wanneer de klant een antwoord kan verwachten en beloof alleen wat je waarmaakt. Vraag in een begroeting meteen om wat je nodig hebt (foto, adres, ordernummer). Dan hoeft niemand later terug te vragen.

Automatisch beantwoorden in WhatsApp: veelgemaakte fouten

• Openingstijden in je profiel kloppen niet. Het schema Buiten openingstijden volgt je bedrijfsprofiel. Staan die tijden fout, dan krijgen klanten midden op de dag een afwezigheidsbericht.
• Vergeten uit te zetten. Een vakantiebericht dat na je vakantie blijft staan, zegt klanten dat je dicht bent. Gebruik een aangepast schema met een einddatum.
• Te veel tekst. Klanten lezen een automatisch antwoord op hun telefoon. Twee of drie zinnen is genoeg.
• Een belofte die je niet haalt. Schrijf geen "binnen 10 minuten" als dat op drukke dagen niet lukt.

Chatbots en apps van derden

Een bot die de vraag leest en zelf beantwoordt, draait op de WhatsApp Business API via een aanbieder. Dat betekent platformkosten, kosten van Meta per gesprek en een verificatieproces; zie InBetween vs de WhatsApp Business API. Daarnaast bestaan er Android-apps die je meldingen lezen en automatisch terugsturen. Die komen niet van WhatsApp, werken alleen zolang die telefoon aan staat en krijgen toegang tot al je berichten. Denk dus na over privacy voordat je er een installeert.

Wat een automatisch antwoord niet doet

Een automatisch antwoord vertelt de klant dat het bericht is aangekomen. De vraag zelf blijft op jou wachten. Als je gesloten bent, is dat prima. Het wordt lastig als je wel open bent, maar iemand anders het antwoord weet: de monteur, de installateur onderweg, de ploeg op locatie.

InBetween is geen automatisch antwoord en geen bot. Het stuurt elk klantbericht automatisch door naar één collega, die antwoordt in zijn eigen WhatsApp. De klant krijgt dat antwoord vanaf je zakelijke nummer, en de collega ziet "Klant 1", "Klant 2" in plaats van telefoonnummers. Je koppelt je nummer met een QR-code of koppelcode, net als WhatsApp Web. Het is niet de officiële Business API. Met Pauze zet je het doorsturen 's avonds uit en neemt je afwezigheidsbericht het over.

Wat heb jij nodig?

• Je beantwoordt alles zelf: een begroetings- en afwezigheidsbericht in de gratis Business-app zijn genoeg.
• Iemand anders weet het antwoord: houd het afwezigheidsbericht voor als je dicht bent en stuur berichten overdag door naar die collega. Meer daarover in het alternatief voor het afwezigheidsbericht.
• Honderden chats per dag en meerdere medewerkers: kijk naar een Business API-platform met chatbot en gedeelde inbox.

Veelgestelde vragen