Wat een ticketsysteem voor WhatsApp doet
In een ticketsysteem wordt elke klantvraag een ticket. Een ticket heeft een nummer, iemand die het behandelt, een status zoals open, in afwachting of opgelost, en de hele geschiedenis van het gesprek. Teams werken zo zodat geen vraag blijft liggen, zodat een collega het kan overnemen en zodat ze kunnen meten hoe snel vragen beantwoord worden.
Een WhatsApp-ticketsysteem doet hetzelfde voor WhatsApp-berichten. Een nieuw bericht van een klant opent een ticket in de helpdesk, een medewerker antwoordt vanuit het helpdeskscherm en de klant krijgt het antwoord gewoon in WhatsApp. Vaak komen e-mail, websitechat en telefoonnotities in dezelfde ticketlijst terecht.
Heeft WhatsApp Business tickets?
Nee. De gratis WhatsApp Business-app heeft geen tickets, geen behandelaars en geen statussen. Wat er wel is, werkt voor één persoon als eenvoudig handmatig systeem:
- Labels: geef chats een label zoals Nieuwe bestelling of Betaling in afwachting, of maak je eigen label, bijvoorbeeld Wacht op onderdelen.
- Markeren als ongelezen: houd een chat zichtbaar als open tot het echt klaar is.
- Vastgezette chats: zet de paar gesprekken die actie nodig hebben bovenaan.
- Snelle antwoorden: sla standaardantwoorden op, zodat dezelfde vraag hetzelfde antwoord krijgt.
Dat werkt zolang één persoon alle chats op één telefoon afhandelt. Labels zijn geen gedeelde takenlijst: niemand anders ziet wie waarmee bezig is. Zie wat de gratis WhatsApp Business-app wel en niet kan.
Helpdesks met een WhatsApp-koppeling
De meeste helpdesk- en ticketsystemen koppelen met WhatsApp via de WhatsApp Business API, direct of via een aanbieder zoals Twilio of 360dialog. Bekende voorbeelden:
- Zendesk en Freshdesk: bieden WhatsApp als kanaal naast e-mail en chat. Berichten worden tickets met behandelaars, statussen en rapportages.
- osTicket: open source en zelf te hosten, zonder ingebouwd WhatsApp-kanaal. Je hebt een plugin of koppeling van derden nodig, meestal bovenop een Business API-aanbieder. Kijk eerst wie die onderhoudt voordat je erop gaat bouwen.
- Platforms met een gedeelde inbox zoals Trengo of Superchat: meer een teaminbox dan een klassieke helpdesk, maar ook met toewijzen en statussen. Zie gedeelde inbox voor WhatsApp.
Om te beginnen heb je meestal nodig: een Meta-bedrijfsaccount met verificatie, een nummer voor de API (nieuw, of overgezet uit de WhatsApp-app), het abonnement op de helpdesk, de kosten van de aanbieder en de kosten van Meta voor bepaalde soorten berichten. Inrichten kost dagen, geen minuten. Prijzen veranderen vaak, dus check ze bij elke aanbieder; wat WhatsApp Business kost legt de kostenposten uit.
Wanneer een ticketsysteem meer is dan je nodig hebt
Een helpdesk loont als meerdere medewerkers tegelijk antwoorden, er de hele dag vragen binnenkomen, je rapportages over reactietijden wilt of tickets tussen afdelingen moeten schuiven. Veel kleine bedrijven hebben een andere vraag: een klant stuurt een foto van een lekkende kraan of vraagt of de auto klaar is, en degene die kan antwoorden is de monteur, de installateur of de ploegleider.
Dan is het belangrijkste deel van een ticket de eigenaar. InBetween doet alleen dat deel. Je koppelt je bestaande WhatsApp- of WhatsApp Business-nummer met een QR-code of koppelcode, net als WhatsApp Web. Elk klantbericht, ook foto's, spraakberichten, locaties en documenten, gaat automatisch naar één behandelaar. Die antwoordt in zijn eigen WhatsApp en de klant krijgt het antwoord van jouw zakelijke nummer. Klantnummers zijn standaard verborgen ("Klant 1", "Klant 2"). Met Pauze zet je het doorsturen tijdelijk stil.
Stuur klantberichten automatisch door. Antwoorden gaan terug vanaf jouw nummer.
30 dagen gratis proberenTicketsysteem of doorsturen: naast elkaar
| WhatsApp Business-app | Helpdesk op de Business API | InBetween doorsturen | |
|---|---|---|---|
| Tickets en statussen | Nee, alleen labels | Ja | Nee |
| Eigenaar per bericht | Jij, op je telefoon | Toegewezen medewerker | Eén behandelaar |
| Waar wordt geantwoord | In de app | In de helpdesk | In de eigen WhatsApp |
| Nummer | Bestaand nummer | API-nummer, vaak nieuw of overgezet | Bestaand nummer |
| Rapportages | Nee | Ja | Nee |
| Inrichten | Minuten | Dagen | Ongeveer 2 minuten |
| Kosten | Gratis | Helpdesk plus aanbieder en Meta | €0 tot €142 per maand |
Wat past bij jou?
- Je beantwoordt alles zelf: de gratis Business-app met labels en snelle antwoorden.
- Meerdere medewerkers, veel berichten, rapportages, andere kanalen in één lijst: een helpdesk met WhatsApp-koppeling op de Business API.
- Het klantbericht moet bij de ene persoon komen die het werk doet, via je bestaande nummer: doorsturen met InBetween.
Eerlijke grenzen van InBetween: het is geen ticketsysteem, er zijn geen ticketnummers, statussen of rapportages, het stuurt elk gesprek naar één uitvoerder tegelijk en het is geen officiële Meta-koppeling. Het dashboard is op dit moment alleen in het Nederlands. Groei je eruit, stap dan over op een helpdesk; je nummer zit niet vast aan InBetween.
Veelgestelde vragen
Kan ik WhatsApp als ticketsysteem gebruiken?
Niet met WhatsApp alleen. De Business-app heeft labels, maar geen tickets, behandelaars of statussen. Voor echte tickets koppel je een helpdesk zoals Zendesk, Freshdesk of osTicket aan de WhatsApp Business API.
Heeft osTicket een WhatsApp-koppeling?
Niet ingebouwd. osTicket heeft een plugin of koppeling van derden nodig, meestal via een aanbieder van de WhatsApp Business API. Controleer of die nog onderhouden wordt.
Is InBetween een ticketsysteem?
Nee. InBetween stuurt elk klantbericht door naar één behandelaar, die antwoordt in zijn eigen WhatsApp. Het antwoord gaat terug vanaf je zakelijke nummer. Er zijn geen tickets of rapportages.
Is InBetween een officiële WhatsApp- of Meta-koppeling?
Nee. InBetween gebruikt dezelfde gekoppelde-apparaten-technologie als WhatsApp Web. Daarom werkt het met je bestaande nummer en zonder de WhatsApp Business API. Heb je een officiële Meta-koppeling nodig, dan past een Business API-platform beter.