WhatsApp Business afwezigheidsbericht: instellen, voorbeelden en alternatief

Wat het afwezigheidsbericht doet

In de WhatsApp Business-app stel je een afwezigheidsbericht in onder Zakelijke tools. Je kiest wanneer het verstuurd wordt (altijd, volgens een eigen schema of buiten openingstijden) en naar wie. Het is gratis, kost een minuut en is prima als je echt dicht bent en de klant alleen hoeft te weten wanneer je terug bent. De gewone WhatsApp-app heeft geen afwezigheidsbericht; daarvoor heb je de gratis WhatsApp Business-app nodig.

WhatsApp Business afwezigheidsbericht instellen

1. Open WhatsApp Business en ga naar Instellingen (iPhone) of het menu met de drie puntjes (Android).
2. Tik op Zakelijke tools en daarna op Afwezigheidsbericht.
3. Zet Afwezigheidsbericht versturen aan en pas de tekst aan.
4. Kies bij Schema: altijd versturen, een eigen schema (bijvoorbeeld je vakantieweek) of buiten openingstijden.
5. Kies bij Ontvangers wie het bericht krijgt, bijvoorbeeld iedereen of alleen mensen die niet in je adresboek staan, en tik op Opslaan.

Afwezigheidsbericht WhatsApp: voorbeelden

Een goed afwezigheidsbericht zegt wanneer je terug bent en wat de klant intussen kan doen. Kort is beter. Pas deze voorbeelden aan naar je eigen bedrijf:

• Buiten openingstijden: "Bedankt voor je bericht. We zijn nu gesloten en reageren morgen vanaf 8.00 uur. Stuur gerust alvast een foto of je vraag, dan kunnen we direct verder."
• Vakantie: "We zijn met vakantie tot en met 14 augustus. Je bericht komt aan en we antwoorden zodra we terug zijn. Voor spoed: bel [je spoednummer]."
• Weekend: "Fijn dat je ons appt. In het weekend lezen we niet mee; maandagochtend krijg je antwoord."
• Op locatie of bij een klant: "We zijn aan het werk bij een klant en kunnen nu niet appen. Je krijgt vandaag nog antwoord."

Het laatste voorbeeld laat zien waar het afwezigheidsbericht wringt: overdag ben je niet weg, alleen bezig. Dan helpt het meer als een collega de vraag oppakt.

WhatsApp afwezigheidsbericht werkt niet? Controleer dit

• Gebruik je de WhatsApp Business-app en niet de gewone WhatsApp?
• Staat Afwezigheidsbericht versturen echt aan, en is de wijziging opgeslagen?
• Bij "buiten openingstijden": heb je openingstijden ingevuld in je bedrijfsprofiel? Zonder openingstijden weet de app niet wanneer je dicht bent.
• Valt de afzender binnen je keuze bij Ontvangers? Test met een nummer dat in die groep valt.
• Heeft je telefoon internet? Test met een tweede telefoon en kijk of het antwoord binnenkomt.

Wat het niet doet: de vraag beantwoorden. De klant krijgt een standaardtekst en het bericht blijft op je telefoon staan tot je het opent. Bij een spoedvraag, een offerteaanvraag of "is mijn auto klaar?" betekent dat wachten, of een klant die een concurrent appt.

Afwezigheidsbericht of een collega die antwoordt

Wanneer het afwezigheidsbericht genoeg is

• Je bedrijf is echt dicht, bijvoorbeeld tussen kerst en oud en nieuw, en niemand kan of hoeft te antwoorden.
• Je krijgt weinig berichten en klanten vinden een dag wachten niet erg.
• Je werkt alleen en er is niemand om aan over te dragen.

Gebruik ze allebei

Je kunt een afwezigheidsbericht houden voor avonden en weekenden, en InBetween gebruiken tijdens werktijd als je op locatie of bij een klant bent. Met Pauze zet je het doorsturen 's avonds uit. Ga je op vakantie? Lees je zakelijke WhatsApp beantwoord houden tijdens de vakantie.

Veelgestelde vragen