Drei Wege, WhatsApp geschäftlich zu nutzen
Sie können auf derselben Nummer von normalem WhatsApp zur Business App wechseln, ohne Ihre Chats zu verlieren. Eine Nummer auf die Business API umzuziehen ist ein größerer Schritt; siehe InBetween im Vergleich zur WhatsApp Business API.
Was die kostenlose WhatsApp Business App zusätzlich bietet
- Ein Unternehmensprofil mit Adresse, Öffnungszeiten, Website und kurzer Beschreibung.
- Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten, die automatisch verschickt werden.
- Schnellantworten für Texte, die Sie oft tippen, und Labels, um Chats zu sortieren.
- Einen einfachen Katalog für Produkte oder Leistungen.
Was sie nicht kann: eine Nachricht an den Mitarbeiter schicken, der sie bearbeiten soll. Jede Kundenfrage landet auf einem Konto, und jemand muss sie weitergeben.
Vorteile von WhatsApp für Unternehmen
- Kunden haben es schon. Keine App installieren, kein Konto anlegen.
- Fotos, Sprachnachrichten, Standorte und Dokumente machen Fragen schnell klar, zum Beispiel ein Foto vom Schaden oder ein geteilter Standort.
- Gespräche sind locker und schnell, deshalb antworten Kunden oft früher als per E-Mail.
Nachteile und typische Probleme
- Der Inhaber wird zur Telefonzentrale. Die Nummer steht auf der Website und auf dem Firmenwagen, aber die Antwort kennt der Monteur, Mechaniker oder das Team vor Ort.
- Wer das Konto teilt, teilt alles. Ein verknüpftes Gerät für einen Mitarbeiter zeigt jeden Chat, jede Kundennummer und den gesamten Verlauf.
- Urlaub und Feierabend. Eine Abwesenheitsnachricht sagt Kunden, dass Sie nicht da sind. Eine Antwort bekommen sie dadurch nicht.
- Datenschutz. Telefonnummern von Kunden sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Je weniger Personen alle davon sehen, desto besser.
So antwortet ein Team von einer Geschäftsnummer
- Behalten Sie eine Geschäftsnummer, die Kunden kennen, in WhatsApp oder WhatsApp Business.
- Legen Sie fest, wer Kundennachrichten beantwortet: Sie selbst, das Büro oder die Person, die die Arbeit macht.
- Ist das jemand anderes, geben Sie ihm entweder ein verknüpftes Gerät (er sieht alles) oder leiten Sie nur Kundennachrichten an ihn weiter.
InBetween übernimmt die Weiterleitung: Sie verbinden Ihre Nummer per QR-Code oder Kopplungscode, wie bei WhatsApp Web, und tragen die Nummer Ihres Mitarbeiters ein. Jede Kundennachricht kommt bei ihm als "Kunde 1", "Kunde 2" an, die Nummer ist standardmäßig verborgen. Ihr Mitarbeiter antwortet in seinem eigenen WhatsApp, und der Kunde erhält die Antwort von Ihrer Geschäftsnummer. InBetween nutzt die Technik verknüpfter Geräte, nicht die offizielle Business API. Das Dashboard der App gibt es derzeit nur auf Niederländisch.
Kundennachrichten automatisch weiterleiten. Antworten gehen von Ihrer Nummer zurück.
30 Tage kostenlos testenPraktische Tipps für den Start
- Eine Nummer überall. Nennen Sie dieselbe WhatsApp Nummer auf der Website, auf Angeboten, Rechnungen und dem Firmenwagen. So wissen Kunden immer, wohin sie schreiben.
- Profil vollständig ausfüllen. Öffnungszeiten, Adresse und eine kurze Beschreibung beantworten viele Fragen, bevor sie gestellt werden.
- Begrüßungsnachricht mit Bitte um Details. Bitten Sie zum Beispiel um ein Foto, die Adresse oder eine Auftragsnummer. Dann muss weniger nachgefragt werden.
- Erreichbarkeit klar sagen. Schreiben Sie in Profil oder Abwesenheitsnachricht, wann Kunden mit einer Antwort rechnen können.
- Zugriff bewusst vergeben. Überlegen Sie, wer welche Chats und Kundennummern sehen muss, bevor Sie ein verknüpftes Gerät einrichten.
Wann etwas anderes besser passt
Wenn Sie jede Nachricht selbst beantworten, reicht die kostenlose Business App. Wenn fünf oder mehr Personen gleichzeitig mit Kunden chatten, ist eine Business API Plattform mit gemeinsamem Posteingang die bessere Wahl. InBetween passt dazwischen: ein Inhaber oder ein Büro plus eine oder mehrere Personen, die die Arbeit machen.
| Option | Kosten | Gut für | Grenzen |
|---|---|---|---|
| Normales WhatsApp auf dem Telefon des Inhabers | Kostenlos | Den Einstieg, sehr wenige Nachrichten | Private und geschäftliche Chats gemischt, kein Unternehmensprofil |
| WhatsApp Business App | Kostenlos | Die meisten kleinen Betriebe | Ein Telefon plus bis zu 4 verknüpfte Geräte, die alles sehen |
| WhatsApp Business API über eine Plattform | Plattformgebühr plus Meta-Gebühren pro Nachricht | Support-Teams mit mehreren Agenten | Einrichtung dauert Tage, Meta-Verifizierung, oft eine neue Nummer |
Häufige Fragen
Ist WhatsApp für Unternehmen kostenlos?
Die normale WhatsApp App und die WhatsApp Business App sind kostenlos. Die WhatsApp Business API nicht: Plattformen verlangen eine Gebühr, und Meta berechnet pro Nachricht. InBetween hat ein kostenloses Basic und bezahlte Tarife ab 87 € pro Monat.
Kann ich WhatsApp Business und privates WhatsApp auf einem Telefon nutzen?
Ja, wenn das Telefon zwei Nummern hat, zum Beispiel per Dual-SIM oder eSIM. Jede App braucht ihre eigene Telefonnummer.
Können mehrere Mitarbeiter ein geschäftliches WhatsApp nutzen?
Ja. Verknüpfte Geräte geben bis zu 4 weiteren Geräten vollen Zugriff. InBetween leitet nur Kundennachrichten an einen Mitarbeiter weiter, ohne Ihre anderen Chats zu zeigen.
Ist InBetween eine offizielle WhatsApp oder Meta Integration?
Nein. InBetween nutzt dieselbe Technik verknüpfter Geräte wie WhatsApp Web. Deshalb funktioniert es mit Ihrer bestehenden Nummer und ohne WhatsApp Business API. Wenn Sie eine offizielle Meta-Integration brauchen, passt eine Business API Plattform besser.