Was ein WhatsApp CRM macht
CRM steht für Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungsmanagement. Ein CRM ist Ihre Kundenliste mit allem, was Sie über einen Kunden wissen: Kontaktdaten, frühere Aufträge, Angebote, offene Geschäfte und was noch zu tun ist. Ein WhatsApp CRM hängt die WhatsApp-Chats an diesen Kundendatensatz. Schreibt ein Kunde, sehen Sie sofort, wer es ist, was Sie zuletzt geliefert haben und welche Wiedervorlage geplant ist.
Typische Funktionen eines WhatsApp CRM:
- Eine Kundenkarte zu jedem WhatsApp-Chat.
- Geschäfte oder Aufträge in Phasen, etwa Angebot verschickt, angenommen, erledigt.
- Aufgaben und Erinnerungen für die Nachverfolgung.
- Mehrere Mitarbeiter in derselben Kundenliste, mit einer zuständigen Person pro Kunde.
- Vorlagennachrichten, zum Beispiel Terminerinnerungen.
Was die kostenlose WhatsApp Business-App schon kann
Die WhatsApp Business-App hat einige Funktionen, die an ein CRM erinnern. Für eine Person reichen sie oft weit:
- Labels: sortieren Sie Chats, etwa Neukunde, Angebot verschickt oder Bezahlt. Eigene Labels sind möglich, und Sie können danach filtern.
- Notizen zu Kontakten: in neueren App-Versionen hinterlegen Sie eine kurze Notiz, zum Beispiel Automodell oder Adresse. Nur Sie sehen sie.
- Katalog: zeigen Sie Produkte oder Leistungen mit Preisen direkt in WhatsApp.
- Schnellantworten sowie Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten: Standardtexte mit wenigen Tipps.
- Unternehmensprofil: Adresse, Öffnungszeiten und Website für Kunden.
Was die App nicht kann: keine gemeinsame Kundenliste fürs Team, keine Geschäfte oder Aufgaben, keine Erinnerungen, keine Auswertungen, und alles liegt auf einem Handy. Siehe was die kostenlose WhatsApp Business-App kann und was nicht.
Ein einfaches CRM ohne Software
Viele kleine Betriebe kommen gut mit der Business-App und einer gemeinsamen Tabelle aus. Eine Zeile pro Kunde, eine Spalte für den Status, eine für den nächsten Schritt. Verwenden Sie für die Labels dieselben Begriffe wie in der Statusspalte, dann passen Chatliste und Tabelle zusammen. Gehen Sie die Tabelle einmal pro Woche durch. Das kostet nichts und lässt sich später leicht ersetzen.
CRM-Systeme mit WhatsApp-Anbindung
Die meisten CRM-Systeme binden WhatsApp über die WhatsApp Business API an: direkt, über eine App aus ihrem Marktplatz oder über einen Anbieter wie Twilio oder 360dialog. Beispiele:
- HubSpot, Zoho CRM, Pipedrive, Salesforce: allgemeine CRM-Systeme mit WhatsApp-Optionen, oft als Add-on oder als App eines Drittanbieters.
- Team-Inbox-Plattformen wie Trengo oder Superchat: zuerst ein gemeinsames Postfach, mit Kontaktdaten und CRM-Integrationen. Siehe Trengo, Superchat und Bird im Vergleich.
Prüfen Sie vor der Wahl vier Punkte: Baut das CRM die Anbindung selbst oder ein Drittanbieter? Brauchen Sie für die API eine neue Nummer, oder lässt sich Ihre bestehende umziehen? Welche Kosten kommen zum CRM hinzu (Anbieter, Meta-Gebühren für Vorlagennachrichten)? Wie lange dauert die Einrichtung? Was WhatsApp Business kostet erklärt die Kostenpunkte. Preise ändern sich oft, fragen Sie sie bei jedem Anbieter nach.
CRM, Team-Inbox oder Weiterleitung im Vergleich
| Business-App + Tabelle | CRM über die Business API | InBetween Weiterleitung | |
|---|---|---|---|
| Kundendaten | Labels, Notizen, Tabelle | Ja, vollständig | Nein |
| Geschäfte und Wiedervorlagen | Von Hand in der Tabelle | Ja | Nein |
| Wer antwortet dem Kunden | Sie, am Handy | Mitarbeiter im CRM | Eine zuständige Person im eigenen WhatsApp |
| Nummer | Bestehende Nummer | API-Nummer, oft neu oder umgezogen | Bestehende Nummer |
| Einrichtung | Eine Stunde | Tage bis Wochen | Etwa 2 Minuten |
| Kosten | Kostenlos | CRM plus Anbieter und Meta | 0 bis 142 € pro Monat |
Wann Sie kein CRM brauchen
Manche Betriebe suchen ein WhatsApp CRM, obwohl das eigentliche Problem ein anderes ist: Der Chef bekommt jede Nachricht, aber die Antwort kennt der Monteur, der Mechaniker oder die Kolonne. Ein CRM löst das nicht von selbst; jemand muss die Frage trotzdem weitergeben.
InBetween übernimmt genau diesen Teil. Sie verbinden Ihre bestehende WhatsApp- oder WhatsApp Business-Nummer per QR-Code oder Kopplungscode, wie bei WhatsApp Web. Jede Kundennachricht, auch Fotos, Sprachnachrichten, Standorte und Dokumente, geht automatisch an eine zuständige Person. Sie antwortet im eigenen WhatsApp, und der Kunde erhält die Antwort von Ihrer Geschäftsnummer. Kundennummern sind standardmäßig verborgen ("Kunde 1", "Kunde 2"). Mit Pause stoppen Sie die Weiterleitung vorübergehend.
Kundennachrichten automatisch weiterleiten. Antworten gehen von Ihrer Nummer zurück.
30 Tage kostenlos testenEhrliche Grenzen: InBetween ist kein CRM. Es speichert keine Kundenkarten, Geschäfte, Aufgaben oder Auswertungen, leitet jedes Gespräch an jeweils einen Mitarbeiter weiter und ist keine offizielle Meta-Integration. Das App-Dashboard gibt es derzeit nur auf Niederländisch. Sie können es mit Labels in der Business-App und einer Tabelle kombinieren und später zu einem CRM wechseln; Ihre Nummer ist nicht an InBetween gebunden.
Was passt zu Ihnen?
- Sie betreuen alle Kunden selbst: die Business-App mit Labels, Notizen und einer Tabelle.
- Vertriebspipeline, mehrere Mitarbeiter in einer Kundenliste, Erinnerungen und Auswertungen: ein CRM mit WhatsApp-Anbindung über die Business API.
- Kundennachrichten sollen bei der Person ankommen, die den Auftrag erledigt, über Ihre bestehende Nummer: Weiterleitung mit InBetween.
Häufige Fragen
Hat WhatsApp Business ein CRM?
Nein. Die Business-App hat Labels, Notizen zu Kontakten, einen Katalog und Schnellantworten. Damit bleibt eine Person organisiert. Für eine gemeinsame Kundenliste, Geschäfte und Erinnerungen brauchen Sie ein CRM mit WhatsApp-Anbindung.
Welches CRM funktioniert mit WhatsApp?
HubSpot, Zoho CRM, Pipedrive und Salesforce bieten WhatsApp-Optionen, oft über die WhatsApp Business API, ein Add-on oder eine Drittanbieter-App. Prüfen Sie, wer die Anbindung baut und welche Zusatzkosten anfallen.
Ist InBetween ein WhatsApp CRM?
Nein. InBetween leitet jede Kundennachricht an eine zuständige Person weiter, die im eigenen WhatsApp antwortet. Die Antwort geht von Ihrer Geschäftsnummer zurück. Kundendaten oder Geschäfte werden nicht geführt.
Ist InBetween eine offizielle WhatsApp oder Meta Integration?
Nein. InBetween nutzt dieselbe Technik verknüpfter Geräte wie WhatsApp Web. Deshalb funktioniert es mit Ihrer bestehenden Nummer und ohne WhatsApp Business API. Wenn Sie eine offizielle Meta-Integration brauchen, passt eine Business API Plattform besser.