Qué hace un CRM WhatsApp
CRM significa customer relationship management, es decir, gestión de la relación con los clientes. Un CRM es tu lista de clientes con todo lo que sabes de cada uno: datos de contacto, trabajos anteriores, presupuestos, ventas abiertas y lo que queda pendiente. Un CRM para WhatsApp añade las conversaciones de WhatsApp a esa ficha. Cuando un cliente te escribe, ves al momento quién es, qué le vendiste antes y qué seguimiento tienes previsto.
Funciones habituales de un CRM para WhatsApp:
- Una ficha de cliente vinculada a cada conversación de WhatsApp.
- Ventas o trabajos por fases, por ejemplo presupuesto enviado, aceptado, terminado.
- Tareas y recordatorios para hacer seguimiento.
- Varios compañeros en la misma lista de clientes, con un compañero por cliente.
- Envío de mensajes de plantilla, como recordatorios de citas.
Qué ofrece ya la app WhatsApp Business gratuita
La app WhatsApp Business tiene algunas funciones parecidas a un CRM. Para una sola persona dan bastante de sí:
- Etiquetas: ordena los chats, por ejemplo Cliente nuevo, Presupuesto enviado o Pagado. Puedes crear tus propias etiquetas y filtrar por ellas.
- Notas en los contactos: en las versiones más recientes puedes añadir una nota breve a un contacto, como el modelo del coche o la dirección. Solo la ves tú.
- Catálogo: muestra tus productos o servicios con precios dentro de WhatsApp.
- Respuestas rápidas y mensajes de bienvenida o ausencia: textos estándar que envías con pocos toques.
- Perfil de empresa: dirección, horario y web para tus clientes.
Lo que la app no hace: no hay lista de clientes compartida para un equipo, ni ventas ni tareas, ni recordatorios, ni informes, y todo vive en un solo teléfono. Mira qué puede y qué no puede hacer la app WhatsApp Business gratuita.
CRM WhatsApp gratis: la app Business y una hoja de cálculo
Muchos pequeños negocios se apañan bien con la app Business y una hoja de cálculo compartida. Una fila por cliente, una columna para el estado y otra para el siguiente paso. Usa las mismas palabras en tus etiquetas que en la columna de estado, así la lista de chats y la hoja cuentan lo mismo. Revisa la hoja una vez por semana. No cuesta nada y es fácil de sustituir más adelante.
Si buscas un CRM gratis para WhatsApp con varios agentes, mira la letra pequeña. Algunos CRM tienen un plan gratuito, pero la integración de WhatsApp suele ir en un plan de pago, en un complemento o en un proveedor de la API, y Meta cobra aparte los mensajes de plantilla. Las opciones de código abierto te ahorran la licencia, no el servidor ni el tiempo de configuración.
Integración WhatsApp Zoho CRM, Pipedrive y HubSpot
La mayoría de los CRM se conectan a WhatsApp mediante la API de WhatsApp Business: directamente, con una app de su tienda de integraciones o a través de un proveedor como Twilio o 360dialog. Ejemplos:
- HubSpot, Zoho CRM, Pipedrive, Salesforce: CRM generales con opciones de WhatsApp, a menudo como complemento o mediante una app de terceros.
- Plataformas de bandeja compartida como Trengo o Superchat: primero una bandeja de entrada para el equipo, con fichas de contacto e integraciones con CRM. Mira Trengo, Superchat y Bird comparados.
Antes de elegir, revisa cuatro cosas: si la integración la hace el propio CRM o un tercero, si necesitas un número nuevo para la API o puedes migrar el que ya tienes, qué costes se suman al CRM (proveedor, tarifas de Meta por mensajes de plantilla) y cuánto tarda la puesta en marcha. Cuánto cuesta WhatsApp Business explica cada coste. Los precios cambian a menudo, así que consúltalos con cada proveedor.
Conectar WhatsApp Business a tu CRM paso a paso
Da igual si es Zoho CRM, Pipedrive, Bitrix24 o Callbell: conectar WhatsApp Business a un CRM sigue casi siempre el mismo camino.
- Comprueba tu plan: mira en qué plan o complemento del CRM está el canal de WhatsApp. En muchos casos no está en el plan gratuito.
- Prepara la cuenta de Meta: una cuenta de Meta Business verificada y un número para la API. Decide si das de alta un número nuevo o migras el actual; tras migrar, ese número puede dejar de funcionar en la app Business de tu teléfono, salvo que tu proveedor ofrezca coexistencia.
- Conecta el canal: desde los ajustes de canales o mensajería del CRM, o con una app de su tienda de integraciones, inicias sesión con Meta y eliges el número.
- Crea plantillas: para escribir primero a un cliente, o pasadas 24 horas, Meta exige plantillas aprobadas.
- Prueba con un cliente de confianza: envía un mensaje, revisa que aparece en su ficha y que la respuesta sale desde tu número.
Cuenta con varios días si la verificación de Meta tarda. Si en el paso 2 descubres que no quieres cambiar de número, un CRM sobre la API no es el mejor punto de partida.
¿Cuál es el mejor CRM para WhatsApp? Depende de tu caso
No hay un mejor CRM para WhatsApp para todos. Lo que encaja depende de si ya usas un CRM, de cuántas personas atienden a los clientes y de si quieres seguir con tu número actual. Estos son los tipos de CRM con WhatsApp integrado que más se buscan, sin precios porque cambian a menudo:
| Tipo | Ejemplos | Encaja si | Ten en cuenta |
|---|---|---|---|
| CRM general con conector | Zoho CRM, Pipedrive, HubSpot, Salesforce | Ya trabajas con ese CRM y quieres ver los chats en la ficha | WhatsApp suele ir por la API, con un complemento o una app de terceros |
| CRM con plan gratuito | Bitrix24 | Buscas un CRM gratuito para WhatsApp y aceptas más configuración | El canal de WhatsApp se conecta con un conector o proveedor, que puede tener coste |
| ERP con CRM | Odoo | Facturas, inventario y clientes en un mismo sistema | El módulo de WhatsApp usa la API de Meta; revisa en qué edición está |
| CRM multiagente nacido para WhatsApp | Callbell, Leadsales | Varios agentes atienden un número y quieres embudo y etiquetas | Funcionan sobre la API Business, a menudo con número nuevo o migrado |
| CRM de código abierto | SuiteCRM, Whaticket | Tienes a alguien técnico y servidor propio | Sin licencia, pero con mantenimiento y riesgos de la conexión |
Sobre el CRM de WhatsApp Web: algunas extensiones del navegador añaden una barra lateral de CRM a WhatsApp Web. Son cómodas para una persona, pero dependen de un solo ordenador, no son de Meta y pueden dejar de funcionar con una actualización. Para comparar opciones gratuitas, mira primero la sección de CRM WhatsApp gratis más arriba: gratis casi nunca incluye el canal de WhatsApp para varios agentes.
Integromat (Make) y WhatsApp Business
Integromat se llama Make desde 2022. Es una herramienta para automatizar tareas entre aplicaciones sin programar, por ejemplo: cuando entra un mensaje de WhatsApp, crear un contacto en el CRM o añadir una fila a Google Sheets. Quien busca "Integromat WhatsApp Business" suele querer justo eso: que WhatsApp alimente su CRM o su hoja de clientes sin copiar a mano.
Lo importante: Make no se conecta a la app WhatsApp Business de tu teléfono. Su módulo de WhatsApp funciona con WhatsApp Business Cloud, la API de Meta. En la práctica necesitas:
- Una cuenta de Meta Business y una app en Meta for Developers con el producto WhatsApp.
- Un número dado de alta en la API (el identificador del número y un token de acceso se copian en Make).
- Plantillas aprobadas por Meta para escribir primero a un cliente o pasadas 24 horas desde su último mensaje.
- Un escenario en Make: un disparador (mensaje recibido) y una o varias acciones (crear contacto, enviar aviso, guardar en una hoja).
Ten en cuenta los costes de Make por operaciones y las tarifas de Meta por conversación o plantilla. Si tu número sigue en la app Business, revisa antes si puedes usarlo también en la API o si necesitas uno nuevo. InBetween no tiene integración con Make ni con Zapier: reenvía mensajes a una persona, no a otras aplicaciones.
CRM, bandeja compartida o reenvío: comparación
| App Business + hoja de cálculo | CRM sobre la API Business | Reenvío con InBetween | |
|---|---|---|---|
| Fichas de clientes | Etiquetas, notas, hoja | Sí, completas | No |
| Ventas y seguimiento | A mano en la hoja | Sí | No |
| Quién responde al cliente | Tú, en tu teléfono | Agentes en el CRM | Un compañero en su propio WhatsApp |
| Número | Número actual | Número de API, a menudo nuevo o migrado | Número actual |
| Puesta en marcha | Una hora | Días o semanas | Unos 2 minutos |
| Coste | Gratis | CRM más proveedor y Meta | De 0 a 142 € al mes |
Cuándo no necesitas un CRM
Algunas empresas buscan un CRM para WhatsApp cuando el problema real es otro: el dueño recibe todos los mensajes, pero la respuesta la tiene el técnico, el mecánico o la cuadrilla. Un CRM no resuelve eso por sí solo; alguien tiene que seguir pasando la pregunta.
InBetween hace solo esa parte. Conectas tu número de WhatsApp o WhatsApp Business de siempre con un código QR o un código de vinculación, igual que WhatsApp Web. Cada mensaje de cliente, también fotos, notas de voz, ubicaciones y documentos, se reenvía automáticamente a un compañero. Esa persona responde desde su propio WhatsApp y el cliente recibe la respuesta desde tu número de empresa. Los números de los clientes están ocultos por defecto ("Cliente 1", "Cliente 2"). Con Pausa detienes el reenvío temporalmente.
Reenvía automáticamente los mensajes de tus clientes. Las respuestas salen desde tu número.
Pruébalo gratis 30 díasLímites, con honestidad: InBetween no es un CRM. No guarda fichas de clientes, ventas, tareas ni informes, reenvía cada conversación a un solo compañero a la vez y no es una integración oficial de Meta. El panel de la app de momento solo está en neerlandés. Puedes combinarlo con las etiquetas de la app Business y una hoja de cálculo, y pasar a un CRM más adelante; tu número no queda atado a InBetween.
¿Qué te conviene?
- Atiendes tú a todos los clientes: la app Business con etiquetas, notas y una hoja de cálculo.
- Embudo de ventas, varios compañeros en una lista de clientes, recordatorios e informes: un CRM con integración de WhatsApp sobre la API Business.
- Los mensajes de clientes deben llegar a quien hace el trabajo, desde tu número actual: el reenvío con InBetween.
Preguntas frecuentes
¿WhatsApp Business tiene CRM?
No. La app Business tiene etiquetas, notas en los contactos, catálogo y respuestas rápidas, que ayudan a una persona a organizarse. Para una lista de clientes compartida, ventas y recordatorios necesitas un CRM conectado a WhatsApp.
¿Cuál es el mejor CRM para WhatsApp?
Depende de lo que ya uses. Si trabajas con Zoho CRM, Pipedrive o HubSpot, usa su conexión de WhatsApp. Si empiezas de cero con varios agentes, mira un CRM multiagente como Callbell o Leadsales. Casi todos van por la API de WhatsApp Business: comprueba quién hace la integración y qué cuesta aparte.
¿InBetween es un CRM para WhatsApp?
No. InBetween reenvía cada mensaje de cliente a un compañero, que contesta desde su propio WhatsApp. La respuesta vuelve desde tu número de empresa. No guarda fichas de clientes ni ventas.
¿Es InBetween una integración oficial de WhatsApp o Meta?
No. InBetween usa la misma tecnología de dispositivos vinculados que WhatsApp Web. Por eso funciona con tu número actual y sin la WhatsApp Business API. Si necesitas una integración oficial de Meta, te conviene más una plataforma de Business API.