WhatsApp classique peut-il répondre automatiquement ?
Non. L’application WhatsApp classique n’envoie aucune réponse automatique. Il faut l’application gratuite WhatsApp Business. Vous pouvez y transférer votre numéro actuel sur le même téléphone, avec vos discussions. Chaque application a besoin de son propre numéro : un même numéro ne peut pas tourner en même temps dans WhatsApp et WhatsApp Business.
Les trois outils automatiques de WhatsApp Business
À proprement parler, seuls les messages d’accueil et d’absence sont automatiques. Les réponses rapides font gagner du temps, mais quelqu’un doit encore les envoyer.
Configurer la réponse automatique WhatsApp Business
- Ouvrez WhatsApp Business. Sur iPhone, touchez Réglages ; sur Android, les trois points puis Outils professionnels.
- Choisissez Message d’absence et activez l’envoi.
- Rédigez votre texte (voir les exemples plus bas).
- Dans Programmer, choisissez toujours envoyer, un horaire personnalisé ou en dehors des heures d’ouverture. Cette dernière option reprend les horaires de votre profil professionnel : vérifiez-les d’abord.
- Dans Collaborateurs, choisissez tout le monde, les personnes hors de vos contacts, tout le monde sauf certains contacts, ou seulement certains contacts.
- Enregistrez. Pour un message d’accueil, revenez aux Outils professionnels, ouvrez Message d’accueil et répétez les étapes 2 à 5.
Testez : écrivez à votre numéro professionnel depuis un autre téléphone et vérifiez que la réponse arrive.
Exemples de réponses automatiques
- Accueil : « Bonjour, merci pour votre message à [entreprise]. Les jours ouvrés, nous répondons en général dans l’heure. Pour un devis, envoyez une photo et votre code postal. »
- Hors horaires : « Merci pour votre message. Nous sommes fermés pour le moment et joignables du lundi au vendredi à partir de 8 h. Nous vous répondrons à ce moment-là. »
- Congés : « Nous sommes fermés jusqu’au [date] inclus. Votre message est bien arrivé, nous répondrons à notre retour. En cas d’urgence, appelez le [numéro]. »
- En intervention : « Nous sommes sur un chantier. Votre message est bien arrivé et un membre de l’équipe vous répond dès que possible. »
Restez bref, indiquez quand le client aura une réponse, et ne promettez que ce que vous pouvez tenir.
La réponse automatique WhatsApp Business ne fonctionne pas ?
Les causes les plus fréquentes quand un client ne reçoit rien :
- Pas d’horaires dans le profil : l’option En dehors des heures d’ouverture a besoin des horaires du profil professionnel. Sans horaires, rien ne part.
- Mauvais collaborateurs : avec Personnes hors de vos contacts, les clients enregistrés dans votre carnet ne reçoivent pas le message d’absence.
- Test mal fait : testez depuis un autre numéro qui fait partie des collaborateurs. Si la même personne écrit plusieurs fois de suite, le message d’absence ne repart pas à chaque message, et le message d’accueil ne part qu’au premier contact ou après 14 jours sans échange.
- Téléphone sans internet : la réponse automatique est envoyée par votre téléphone. S’il est éteint, en mode avion ou longtemps hors connexion, elle peut ne pas partir. Vérifiez aussi l’économiseur de batterie pour WhatsApp Business.
- Horaire expiré : un horaire personnalisé s’arrête à la date de fin. Il faut ensuite le reprogrammer.
Chatbots et applications tierces
Un bot qui lit la question et y répond seul fonctionne avec l’API WhatsApp Business, via un prestataire. Cela implique des frais de plateforme, des frais Meta par conversation et une vérification ; voir InBetween ou l’API WhatsApp Business. Il existe aussi des applications Android qui lisent vos notifications et répondent automatiquement. Elles ne viennent pas de WhatsApp, ne marchent que si ce téléphone reste allumé et accèdent à tous vos messages : pensez à la confidentialité avant d’en installer une.
Ce qu’une réponse automatique ne fait pas
Une réponse automatique dit au client que son message est arrivé. La question, elle, vous attend toujours. Quand vous êtes fermé, c’est suffisant. Cela pose problème quand vous êtes ouvert mais que la réponse est chez quelqu’un d’autre : le mécanicien, le plombier en route, l’équipe sur le chantier.
InBetween n’est ni une réponse automatique ni un bot. Il transfère automatiquement chaque message client à un collègue, qui répond dans son propre WhatsApp. Le client reçoit cette réponse depuis votre numéro professionnel, et le collègue voit « Client 1 », « Client 2 » au lieu des numéros. Vous connectez votre numéro par QR code ou code d’association, comme WhatsApp Web. Ce n’est pas l’API officielle, et le tableau de bord de l’application est pour l’instant uniquement en néerlandais. Avec Pause, vous arrêtez le transfert le soir et votre message d’absence prend le relais.
Transférez automatiquement les messages clients. Les réponses partent de votre numéro.
Essai gratuit de 30 joursDe quoi avez-vous besoin ?
- Vous répondez à tout vous-même : un message d’accueil et un message d’absence dans l’application Business gratuite suffisent.
- Quelqu’un d’autre connaît la réponse : gardez le message d’absence pour les heures de fermeture et transférez les messages à ce collègue en journée. Plus de détails dans l’alternative au message d’absence.
- Des centaines de discussions par jour et plusieurs agents : regardez une plateforme API Business avec chatbot et boîte de réception partagée.
| Outil | Quand il part | Utile pour |
|---|---|---|
| Message d’accueil | Quand quelqu’un vous écrit pour la première fois, ou après 14 jours sans échange | Bienvenue, horaires, ce que le client doit envoyer |
| Message d’absence | Toujours, selon un horaire choisi, ou en dehors des heures d’ouverture | Soirs, week-ends, congés |
| Réponses rapides | Seulement quand vous tapez un raccourci, par exemple /tarif | Réponses fréquentes, envoyées à la main |
Questions fréquentes
Peut-on configurer une réponse automatique dans WhatsApp classique ?
Non. Les messages d’accueil et d’absence automatiques n’existent que dans WhatsApp Business. L’application est gratuite et vous pouvez y transférer votre numéro actuel sur le même téléphone.
InBetween envoie-t-il des réponses automatiques ?
Non. InBetween transfère chaque message client à un collègue, qui répond personnellement. Vous pouvez garder votre message d’absence WhatsApp Business pour les heures où personne ne travaille.
Peut-on créer un chatbot WhatsApp sans l’API Business ?
Les chatbots officiels fonctionnent avec l’API WhatsApp Business via un prestataire. Des applications Android non officielles existent, mais elles dépendent d’un téléphone allumé et peuvent lire toutes vos notifications.
Est-ce que ça marche avec WhatsApp Business ?
Oui. Cela fonctionne avec l’application WhatsApp classique comme avec l’application WhatsApp Business.