WhatsApp Business automatische Antwort einrichten

Kann normales WhatsApp automatisch antworten?

Nein. Die normale WhatsApp App hat keine automatischen Antworten. Dafür brauchen Sie die kostenlose WhatsApp Business App. Ihre bestehende Nummer können Sie auf demselben Handy dorthin umziehen, die Chats kommen mit. Jede App braucht aber eine eigene Nummer: Eine Nummer läuft nicht gleichzeitig in WhatsApp und WhatsApp Business.

Die drei automatischen Funktionen von WhatsApp Business

Genau genommen sind nur Begrüßungs- und Abwesenheitsnachricht automatisch. Schnellantworten sparen Tipparbeit, aber jemand muss sie noch senden.

WhatsApp Business automatische Antwort einrichten (iPhone und Android)

1. Öffnen Sie WhatsApp Business. Auf dem iPhone tippen Sie auf Einstellungen, auf Android auf die drei Punkte und dann auf Business-Tools.
2. Wählen Sie Abwesenheitsnachricht und schalten Sie Abwesenheitsnachricht senden ein.
3. Schreiben Sie Ihren Text (siehe Beispiele unten).
4. Wählen Sie unter Zeitplan Immer senden, Eigener Zeitplan oder Außerhalb der Geschäftszeiten. Die letzte Option nutzt die Öffnungszeiten aus Ihrem Unternehmensprofil, prüfen Sie diese also zuerst.
5. Wählen Sie unter Empfänger: alle, alle außer Kontakten im Adressbuch, alle außer ausgewählten Kontakten oder nur ausgewählte Kontakte.
6. Speichern. Für eine Begrüßungsnachricht gehen Sie zurück zu den Business-Tools, öffnen Begrüßungsnachricht und wiederholen Schritt 2 bis 5.

Testen Sie es: Schreiben Sie von einem anderen Handy an Ihre Geschäftsnummer und prüfen Sie, ob die Antwort ankommt.

Vorlagen für die automatische Antwort in WhatsApp Business

• Begrüßung: "Hallo, danke für Ihre Nachricht an [Firma]. An Werktagen antworten wir meist innerhalb einer Stunde. Für ein Angebot schicken Sie bitte ein Foto und Ihre Postleitzahl."
• Außerhalb der Geschäftszeiten: "Danke für Ihre Nachricht. Wir sind gerade nicht erreichbar. Montag bis Freitag sind wir ab 8 Uhr wieder für Sie da und melden uns dann."
• Urlaub: "Wir sind bis einschließlich [Datum] im Urlaub. Ihre Nachricht ist angekommen, wir antworten nach unserer Rückkehr. Im Notfall rufen Sie [Nummer] an."
• Beim Kunden im Einsatz: "Wir sind gerade auf einer Baustelle. Ihre Nachricht ist angekommen, ein Mitarbeiter meldet sich so schnell wie möglich."

Halten Sie es kurz, sagen Sie, wann der Kunde mit einer Antwort rechnen kann, und versprechen Sie nur, was Sie halten können.

WhatsApp Business automatische Antwort funktioniert nicht?

• Falscher Zeitplan: Bei Außerhalb der Geschäftszeiten gelten die Öffnungszeiten im Unternehmensprofil. Fehlen sie oder stimmen sie nicht, wird nichts gesendet.
• Empfänger eingeschränkt: Bei alle außer Kontakten im Adressbuch bekommen gespeicherte Kontakte keine Antwort. Testen Sie mit einer Nummer, die nicht in Ihren Kontakten steht.
• Begrüßung schon gesendet: Die Begrüßungsnachricht kommt nur beim ersten Kontakt oder nach 14 Tagen Funkstille.
• Handy offline: Ohne Internet auf dem Hauptgerät gehen keine automatischen Antworten raus. Aktualisieren Sie außerdem die App.

Chatbots und Apps von Drittanbietern

Ein Bot, der die Frage liest und selbst beantwortet, läuft über die WhatsApp Business API bei einem Anbieter. Das bedeutet Plattformgebühren, Meta-Gebühren pro Unterhaltung und eine Verifizierung; siehe InBetween oder WhatsApp Business API. Außerdem gibt es Android-Apps, die Ihre Benachrichtigungen lesen und automatisch antworten. Sie stammen nicht von WhatsApp, funktionieren nur, solange dieses Handy eingeschaltet ist, und bekommen Zugriff auf alle Nachrichten. Denken Sie an den Datenschutz, bevor Sie eine installieren.

Was eine automatische Antwort nicht leistet

Eine automatische Antwort sagt dem Kunden, dass seine Nachricht angekommen ist. Die Frage selbst wartet weiter auf Sie. Wenn geschlossen ist, passt das. Schwierig wird es, wenn Sie geöffnet haben, aber jemand anderes die Antwort kennt: der Mechaniker, der Monteur unterwegs, das Team auf der Baustelle.

InBetween ist keine automatische Antwort und kein Bot. Es leitet jede Kundennachricht automatisch an einen Mitarbeiter weiter, der in seinem eigenen WhatsApp antwortet. Der Kunde erhält diese Antwort von Ihrer Geschäftsnummer, und der Mitarbeiter sieht "Kunde 1", "Kunde 2" statt Telefonnummern. Sie verbinden Ihre Nummer per QR-Code oder Kopplungscode wie bei WhatsApp Web. Es ist nicht die offizielle Business API, und das App-Dashboard ist derzeit nur auf Niederländisch. Mit Pause stoppen Sie die Weiterleitung abends und Ihre Abwesenheitsnachricht übernimmt.

Was brauchen Sie?

• Sie beantworten alles selbst: Begrüßungs- und Abwesenheitsnachricht in der kostenlosen Business App reichen.
• Jemand anderes kennt die Antwort: Behalten Sie die Abwesenheitsnachricht für geschlossene Zeiten und leiten Sie Nachrichten tagsüber an diesen Mitarbeiter weiter. Mehr dazu unter Alternative zur Abwesenheitsnachricht.
• Hunderte Chats am Tag und mehrere Mitarbeiter: Schauen Sie sich eine Business-API-Plattform mit Chatbot und geteiltem Posteingang an.

Häufige Fragen