Was ist eine WhatsApp Team Inbox?
Eine Team Inbox, oft auch Shared Inbox oder gemeinsames Postfach genannt, ist eine Oberfläche, in der alle WhatsApp-Chats einer Firmennummer zusammenlaufen. Mehrere Mitarbeiter melden sich an, übernehmen Chats, weisen sie einander zu, schreiben interne Notizen und sehen, wer was beantwortet. Die meisten Anbieter bündeln zusätzlich E-Mail, Website-Chat und Social Media und liefern Auswertungen zu Antwortzeiten.
Die kostenlosen Apps WhatsApp und WhatsApp Business haben das nicht. Sie sind für eine Person gedacht. Dasselbe Konto an mehreren Stellen öffnen geht nur über verknüpfte Geräte.
Option 1: verknüpfte Geräte in der kostenlosen Business-App
Mit einem WhatsApp Business-Konto verknüpfen Sie bis zu 4 weitere Geräte, etwa WhatsApp Web am Büro-PC oder ein zweites Handy. Alle arbeiten dann gleichzeitig im selben Konto.
Das ist kostenlos und in einer Minute eingerichtet, aber keine echte Team Inbox: keine Zuweisung, keine Notizen, kein Überblick, wer geantwortet hat. Jedes Gerät sieht außerdem alle Chats, auch private auf dieser Nummer. Für zwei Personen, die sich voll vertrauen, kann das reichen. Mehr zu den Risiken unter WhatsApp Web für Mitarbeiter.
Option 2: Team Inbox auf der WhatsApp Business API
Plattformen wie Trengo, Superchat und Bird nutzen die WhatsApp Business API und bieten ein vollwertiges Team-Postfach. Dafür brauchen Sie in der Regel:
- Ein Meta-Unternehmenskonto und die Unternehmensverifizierung.
- Eine Nummer für die API: eine neue Nummer oder die Migration Ihrer bisherigen Nummer, die danach nicht mehr in der WhatsApp-App läuft.
- Ein Abo bei der Plattform plus die Gebühren, die Meta pro Konversation berechnet.
- Die Einrichtung von Nutzern, Verteilregeln und Nachrichtenvorlagen.
Das passt zu Kundenservice-Teams, in denen mehrere Personen gleichzeitig chatten, Auswertungen brauchen oder auch Marketingnachrichten versenden. Für einen kleinen Betrieb ist es oft mehr als nötig. Siehe InBetween im Vergleich mit Trengo, Superchat und Bird und InBetween im Vergleich mit der WhatsApp Business API.
Option 3: jede Kundennachricht an einen Mitarbeiter weiterleiten
In vielen kleinen Betrieben lautet die Frage nicht "Wie teilen sich fünf Mitarbeiter ein Postfach?", sondern "Wie kommt die Kundennachricht bei dem an, der die Arbeit macht?". Eine Werkstatt, ein Installateur oder eine Reinigungsfirma hat oft einen Inhaber oder ein Büro und eine oder mehrere Personen draußen beim Kunden.
Genau das macht InBetween. Sie verbinden Ihre bestehende WhatsApp- oder WhatsApp Business-Nummer per QR-Code oder Kopplungscode, so wie WhatsApp Web. Jede Kundennachricht, auch Fotos, Sprachnachrichten, Standorte und Dokumente, wird automatisch an den Mitarbeiter weitergeleitet, den Sie auswählen. Er antwortet in seinem eigenen WhatsApp, und der Kunde erhält die Antwort von Ihrer Firmennummer. Standardmäßig sieht der Mitarbeiter "Kunde 1", "Kunde 2" statt Telefonnummern. Mit Pause stoppen Sie das Weiterleiten vorübergehend.
Kundennachrichten automatisch weiterleiten. Antworten gehen von Ihrer Nummer zurück.
30 Tage kostenlos testenTeam Inbox oder Weiterleiten im Vergleich
| Verknüpfte Geräte | Team Inbox (Business API) | Weiterleiten mit InBetween | |
|---|---|---|---|
| Wo geantwortet wird | Im selben WhatsApp-Konto | Im Postfach der Plattform | Im eigenen WhatsApp des Mitarbeiters |
| Nummer | Bestehende Nummer | API-Nummer, oft neu oder migriert | Bestehende Nummer |
| Wer sieht was | Alle sehen alle Chats | Abhängig von Rollen und Regeln | Nur der Mitarbeiter, Nummern standardmäßig verborgen |
| Mehrere Personen gleichzeitig | Ja, ohne Abstimmung | Ja, mit Zuweisung und Notizen | Ein Mitarbeiter pro Gespräch; bis zu 20 bei Pro+ |
| Kosten | Kostenlos | Plattform-Abo plus Meta-Gebühren | 0 € bis 142 € pro Monat |
| Offizielle Meta-Anbindung | Ja, Teil von WhatsApp | Ja | Nein, Technik der verknüpften Geräte |
Preise anderer Anbieter ändern sich; prüfen Sie sie beim jeweiligen Anbieter.
Was passt zu Ihnen?
- Zwei Personen, volles Vertrauen, wenige Nachrichten: verknüpfte Geräte in der kostenlosen Business-App.
- Mehrere Mitarbeiter gleichzeitig, Auswertungen, Kampagnen: eine Team Inbox auf der Business API.
- Jeden Kunden bearbeitet jeweils eine Person, und die Nummer soll bleiben: Weiterleiten mit InBetween.
Ehrlich gesagt: InBetween ist keine Team Inbox, es leitet jedes Gespräch an jeweils einen Mitarbeiter weiter, es ist keine offizielle Meta-Anbindung, und das Dashboard der App gibt es derzeit nur auf Niederländisch. Wächst Ihr Team auf mehrere Personen, die gleichzeitig antworten, ist eine Business-API-Plattform der bessere Schritt. Ihre Nummer ist nicht an InBetween gebunden.
Häufige Fragen
Hat WhatsApp Business eine Team Inbox?
Nein. Die kostenlose WhatsApp Business-App hat kein gemeinsames Postfach. Sie können bis zu 4 weitere Geräte verknüpfen, dann sehen aber alle alle Chats. Eine echte Team Inbox braucht die WhatsApp Business API über eine Plattform.
Ist InBetween eine Team Inbox?
Nein. InBetween leitet jede Kundennachricht an einen Mitarbeiter weiter, der in seinem eigenen WhatsApp antwortet. Die Antwort geht von Ihrer Firmennummer an den Kunden.
Ist InBetween eine offizielle WhatsApp oder Meta Integration?
Nein. InBetween nutzt dieselbe Technik verknüpfter Geräte wie WhatsApp Web. Deshalb funktioniert es mit Ihrer bestehenden Nummer und ohne WhatsApp Business API. Wenn Sie eine offizielle Meta-Integration brauchen, passt eine Business API Plattform besser.
Was kostet es?
Neue Konten erhalten 30 Tage Pro+ kostenlos, ohne Karte. Danach können Sie beim kostenlosen Basic bleiben (25 Kundennachrichten pro Monat) oder Pro für 87 € pro Monat (2.000 Nachrichten) bzw. Pro+ für 142 € pro Monat (unbegrenzt) wählen. Monatlich kündbar.