WhatsApp Business Datenschutz: warum das Thema wichtig ist
Name, Telefonnummer, Nachrichten, Fotos und Sprachnachrichten eines Kunden sind personenbezogene Daten. Sobald Sie WhatsApp geschäftlich nutzen, verarbeiten Sie diese Daten und sind nach der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) dafür verantwortlich. Das gilt für Selbstständige genauso wie für einen Betrieb mit Angestellten. Diese Seite fasst die üblichen Punkte verständlich zusammen. Sie ist keine Rechtsberatung: Auslegung und Empfehlungen unterscheiden sich je nach Branche und Aufsichtsbehörde. Fragen Sie im Zweifel Ihre Landesdatenschutzbehörde, Ihre Kammer oder Ihren Datenschutzbeauftragten.
Was die DSGVO in der Praxis verlangt
Das Thema Adressbuch
Ein Punkt, den Datenschutzbehörden und Berater in Deutschland immer wieder nennen, ist der Kontaktabgleich. Geben Sie WhatsApp Zugriff auf Ihre Kontakte, liest die App die Nummern in Ihrem Adressbuch aus, auch von Personen, die dem nie zugestimmt haben. Für ein Firmenhandy lautet der übliche Rat: nur geschäftliche Kontakte darauf speichern oder WhatsApp den Kontaktzugriff verweigern. Kunden, die Ihnen zuerst schreiben, können Sie trotzdem antworten; Sie sehen dann die Nummer statt eines gespeicherten Namens.
Datenschutzerklärung und AVV für WhatsApp Business
In Ihre Datenschutzerklärung gehört ein Abschnitt zu WhatsApp: dass Sie WhatsApp für die Kommunikation mit Kunden anbieten, welche Daten dabei anfallen (Nummer, Name, Nachrichten, Medien), zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange Sie die Chats aufbewahren und dass WhatsApp ein Dienst von Meta ist, bei dem Daten auch außerhalb der EU verarbeitet werden können. Nennen Sie auch weitere Tools, die Nachrichten für Sie verarbeiten. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) regelt, wie ein Dienstleister Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Für die Business API bietet Meta Bedingungen zur Datenverarbeitung an; bei der kostenlosen App ist die Lage weniger eindeutig, deshalb sehen manche Datenschutzbehörden ihren Einsatz kritisch. Prüfen Sie für jeden Anbieter, welche Vertragsunterlagen er bereitstellt.
WhatsApp-Gruppen im Unternehmen
Eine Firmen-Gruppe mit Kunden oder mit Mitarbeitern zeigt allen Mitgliedern die Telefonnummern der anderen. Für Kunden ist das selten nötig, und Mitarbeiter sollten nicht verpflichtet werden, ihr privates WhatsApp dafür zu nutzen. Fragen Sie die Kunden einzeln an oder nutzen Sie eine Community-Ankündigung, bei der Mitglieder ihre Nummern nicht gegenseitig sehen.
Kundennachrichten an Mitarbeiter weiterleiten
Eine Kundenanfrage an den Mitarbeiter zu geben, der den Auftrag erledigt, ist normal: Er braucht sie, um dem Kunden zu helfen. Die DSGVO-Frage ist, wie viel er bekommt. Die üblichen Abkürzungen geben mehr preis als nötig:
- Firmenhandy oder WhatsApp Web übergeben zeigt jeden Chat, jeden Kontakt und jede Gruppe des Kontos. Siehe WhatsApp Web für Mitarbeiter.
- Screenshots oder manuelles Weiterleiten aufs Privathandy hinterlassen Kopien von Kundendaten auf privaten Geräten, die Sie später nicht mehr bereinigen.
- Weiterleiten an Externe, etwa Subunternehmer oder freie Mitarbeiter, bedeutet Datenweitergabe an eine andere Stelle. Regeln Sie schriftlich, wie sie damit umgehen.
Sorgfältiger ist ein Aufbau, bei dem der Mitarbeiter nur die nötigen Nachrichten bekommt, ohne die Nummer des Kunden, und das Gespräch auf der Firmennummer bleibt.
Wie InBetween damit umgeht
InBetween verbinden Sie per QR-Code oder Kopplungscode mit Ihrer bestehenden WhatsApp oder WhatsApp Business Nummer, als verknüpftes Gerät wie WhatsApp Web. Es ist nicht die offizielle Business API von Meta. Jede Kundennachricht geht automatisch an einen Mitarbeiter, der in seinem eigenen WhatsApp antwortet; der Kunde erhält die Antwort von Ihrer Firmennummer.
- Kundennummern standardmäßig verborgen: Der Mitarbeiter sieht Kunde 1, Kunde 2.
- Nur neue Kundennachrichten: Chatliste, Verlauf, Gruppen und Kontakte bekommt der Mitarbeiter nicht.
- Hosting in der EU: Server bei Hetzner in Deutschland. Sitzungsdaten sind mit AES-256-GCM verschlüsselt, ein optionaler Nur-Arbeitsspeicher-Modus schreibt nichts auf die Festplatte.
- Pause: Weiterleitung anhalten, wenn der Mitarbeiter frei hat, zum Beispiel abends.
Ehrlich gesagt heißt das auch: Wie WhatsApp Web ist InBetween eines der Geräte Ihres Kontos. Es verarbeitet also die Nachrichten, die es weiterleitet, und zeigt sie in Ihrem Dashboard. Nehmen Sie es als Dienstleister in Ihre Datenschutzerklärung und Ihr Verarbeitungsverzeichnis auf. Angaben für Ihre Unterlagen erhalten Sie über in.between.techsolutions@gmail.com. Das Dashboard der App ist derzeit nur auf Niederländisch. Mehr auf der Seite Datenschutz und Sicherheit.
Kundennachrichten automatisch weiterleiten. Antworten gehen von Ihrer Nummer zurück.
30 Tage kostenlos testenWhatsApp Business DSGVO-konform nutzen: Checkliste
- Eine Firmennummer nutzen, mit nur geschäftlichen Kontakten auf dem Gerät.
- WhatsApp und verbundene Tools in die Datenschutzerklärung aufnehmen.
- Verifizierung in zwei Schritten einschalten und verknüpfte Geräte regelmäßig prüfen.
- Mitarbeitern nur die Gespräche geben, die sie brauchen.
- Mit dem Team vereinbaren, dass Kundenfotos nicht länger als nötig auf Privathandys bleiben.
- Alte Chats und Medien nach festem Plan löschen.
- Sensible Themen wie Gesundheitsdaten oder Ausweise möglichst nicht über WhatsApp abwickeln.
Wann WhatsApp nicht der richtige Kanal ist
Ehrlich: Gilt in Ihrer Branche eine strenge Schweigepflicht oder schicken Kunden regelmäßig sensible Daten, passt ein dafür gebauter Kanal wie ein Kundenportal oder verschlüsselte E-Mail besser als jede WhatsApp-Lösung. WhatsApp eignet sich gut für schnellen, praktischen Kontakt: Termine, Fotos und Fragen zum Auftrag.
| Thema | Was es bedeutet | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | Sie brauchen einen Grund, etwa eine Anfrage beantworten oder einen Auftrag ausführen, den der Kunde wollte. | WhatsApp für Kontakt nutzen, den der Kunde begonnen oder dem er zugestimmt hat, nicht für unerwünschte Werbung. |
| Transparenz | Kunden sollen wissen, was mit ihren Daten passiert. | WhatsApp und Tools, die die Nachrichten verarbeiten, in der Datenschutzerklärung nennen. |
| Datenminimierung | Nur erheben und weitergeben, was nötig ist. | Keine Ausweiskopien oder Gesundheitsdaten per WhatsApp anfordern, wenn es nicht sein muss. |
| Zugriff | Nur wer die Daten braucht, sieht sie. | Jedem Mitarbeiter die Gespräche für seine Aufgabe geben, nicht das ganze Handy. |
| Speicherdauer | Daten nicht länger als nötig aufbewahren. | Alte Chats und Medien nach festem Plan löschen. |
| Sicherheit | Daten vor Verlust und Missbrauch schützen. | Bildschirmsperre, Verifizierung in zwei Schritten, verknüpfte Geräte prüfen. |
| Dienstleister | Wer Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, braucht klare Vereinbarungen. | Je Anbieter prüfen, was wo verarbeitet wird und zu welchen Bedingungen. Stichwort Auftragsverarbeitung (AVV). |
Häufige Fragen
Ist WhatsApp Business DSGVO-konform?
Die DSGVO betrifft, wie Ihr Betrieb WhatsApp nutzt, nicht die App allein. Viele kleine Betriebe setzen sie mit Kunden ein, indem sie eine klare Rechtsgrundlage haben, sie in der Datenschutzerklärung nennen, den Zugriff begrenzen und alte Chats löschen. Prüfen Sie die Regeln Ihrer Branche; dies ist keine Rechtsberatung.
Darf ich WhatsApp-Nachrichten von Kunden an Mitarbeiter weiterleiten?
Eine Nachricht an den Mitarbeiter zu geben, der sie braucht, um dem Kunden zu helfen, gehört meist zum normalen Geschäftsbetrieb. Geben Sie nur das Nötige weiter: die Nachricht, nicht Ihr ganzes WhatsApp, und möglichst nicht die Telefonnummer des Kunden.
Muss WhatsApp in meiner Datenschutzerklärung stehen?
Wenn Sie WhatsApp mit Kunden nutzen, sollten Sie das angeben, einschließlich der Tools oder Dienstleister, die die Nachrichten für Sie verarbeiten. Ihr Datenschutzbeauftragter oder Ihre Kammer hilft bei der genauen Formulierung.
Sieht mein Mitarbeiter die Telefonnummern der Kunden?
Standardmäßig nicht. Ihr Mitarbeiter sieht "Kunde 1", "Kunde 2" und so weiter. Im Dashboard können Sie die Nummern auf Wunsch einblenden.