Entscheidungsregel
| Situation | Beste Option |
|---|---|
| Alle dürfen alles sehen, max. 4 Personen | Verknüpfte Geräte (kostenlos) |
| Inhaber + Außendienst, der nicht alles sehen soll | InBetween |
| Support-Team, mehrere Agenten gleichzeitig, Auswertungen | Business API Plattform (Trengo, Superchat, Bird) |
Drei Wege, einen WhatsApp Business Account zu teilen
| Verknüpfte Geräte | Team-Inbox per Business API | Weiterleitung mit InBetween | |
|---|---|---|---|
| Nummer | Bleibt in der App | Wechselt zur API | Bleibt in der App |
| Wer sieht was | Jedes Gerät sieht jeden Chat | Pro Gespräch, nach Rolle | Jeder Mitarbeiter sieht nur die Kunden, die an ihn weitergeleitet werden |
| Telefonnummern der Kunden | Für alle sichtbar | Für Agenten meist sichtbar | Standardmäßig verborgen (Kunde 1, Kunde 2) |
| Mitarbeiter arbeitet in | WhatsApp Web, Desktop-App oder zweitem Telefon | Einer Web-Oberfläche | Seinem eigenen WhatsApp |
| Kosten | Kostenlos | Monatsgebühr plus Meta-Gebühren pro Nachricht | Kostenloser Basic-Tarif, Pro 87 €, Pro+ 142 € pro Monat |
WhatsApp Business Account mit verknüpften Geräten teilen
Das ist die kostenlose Lösung, die WhatsApp selbst mitbringt. Sie passt, wenn alle, die den Account nutzen, jeden Chat sehen dürfen.
- Öffnen Sie WhatsApp Business auf dem Haupttelefon und gehen Sie zu Einstellungen und dann Verknüpfte Geräte.
- Tippen Sie auf Gerät hinzufügen und entsperren Sie mit PIN oder Fingerabdruck.
- Öffnen Sie auf dem Computer des Mitarbeiters WhatsApp Web oder die Desktop-App und scannen Sie den QR-Code mit dem Haupttelefon. Auch ein zweites Telefon lässt sich als Begleitgerät verknüpfen.
- Wiederholen Sie das für insgesamt bis zu 4 verknüpfte Geräte.
- Verlässt jemand den Betrieb, entfernen Sie sein Gerät unter Verknüpfte Geräte. Prüfen Sie diese Liste regelmäßig.
Die Grenzen: Alle sehen jeden Chat, auch private Chats auf dieser Nummer, und alle Telefonnummern der Kunden. Zwei Personen können demselben Kunden gleichzeitig antworten, ohne es zu merken. Es gibt keine Zuweisung, eine Nachricht wird also von allen oder von niemandem bearbeitet. Mehr dazu unter einem Mitarbeiter sicher WhatsApp-Zugang geben.
Geteilter Account oder Team-Inbox: der Unterschied
Bei einem geteilten Account melden sich mehrere Geräte mit derselben Nummer an. Eine Team-Inbox ist Software auf Basis der Business API: Nachrichten landen in einer Web-Oberfläche, werden Agenten zugewiesen und bekommen einen Status wie offen oder erledigt. Für ein Support-Team ist das das richtige Werkzeug, bedeutet aber meist, dass Ihre Nummer zur API umzieht und Sie pro Nachricht an Meta zahlen. Mehr unter Team-Inbox für WhatsApp.
WhatsApp Business Nummer verbergen: was geht und was nicht
Ihre eigene Geschäftsnummer können Sie vor Kunden nicht verbergen, denn an genau diese Nummer schreiben sie. Wer seine private Handynummer schützen will, nutzt für das Geschäft eine eigene Nummer, zum Beispiel eine zweite SIM oder eine Festnetznummer in WhatsApp Business, und gibt nur diese heraus.
Was viele Inhaber eigentlich verbergen wollen, ist die andere Richtung: die Nummern der Kunden vor den Mitarbeitern. Dann nimmt ein Mitarbeiter, der kündigt, Ihre Kundenliste nicht mit. WhatsApp Business hat dafür keine Einstellung, und verknüpfte Geräte zeigen jede Nummer. InBetween verbirgt die Kundennummern standardmäßig: Der Mitarbeiter sieht "Kunde 1" oder "Kunde 2", antwortet in seinem eigenen WhatsApp, und die Antwort geht von Ihrer Geschäftsnummer an den Kunden. Fotos, Standorte, Sprachnachrichten und Dokumente kommen mit. Das Dashboard ist zurzeit nur auf Niederländisch verfügbar.
Warum kleine Betriebe hier hängen bleiben
Die Geschäftsnummer lief anfangs meist auf dem Telefon des Inhabers. Mit der Zeit landet sie auf der Website, den Rechnungen, dem Firmenwagen und dem Google-Profil. Kunden schreiben ihr Fragen, die nur ein Techniker oder Mechaniker beantworten kann, und so wird der Inhaber zur Telefonzentrale: lesen, den Mitarbeiter anrufen, warten, die Antwort zurücktippen.
Das Telefon herzugeben oder ein verknüpftes Gerät hinzuzufügen löst das Tempoproblem, legt aber jeden privaten und geschäftlichen Chat offen. Eine Team-Inbox löst beides, kostet aber mehr und bedeutet meist eine Migration zur Business API. Die Weiterleitung liegt dazwischen: Nur die Kundennachrichten wandern, und die Nummer bleibt, wo sie ist.
So funktioniert es, in 3 Schritten
- Konto anlegen auf app.in-between.tech mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort. Keine Karte nötig.
- WhatsApp verbinden: QR-Code scannen oder Kopplungscode eingeben, genau wie bei WhatsApp Web. Ihr Telefon funktioniert ganz normal weiter.
- Nummer des Mitarbeiters eintragen. Ab dann erreicht jede Kundennachricht Ihren Mitarbeiter. Antwortet er, geht die Antwort von Ihrer Geschäftsnummer an den Kunden zurück.
Fotos, Standorte, Sprachnachrichten und Dokumente werden mitgeschickt. Mit Pause stoppen Sie die Weiterleitung vorübergehend, zum Beispiel am Abend. Nachrichten warten, bis Sie sie wieder einschalten.
Kundennachrichten automatisch weiterleiten. Antworten gehen von Ihrer Nummer zurück.
30 Tage kostenlos testenHäufige Fragen
Kann ich meinen WhatsApp Business Account kostenlos mit Mitarbeitern teilen?
Ja, mit verknüpften Geräten: bis zu 4 zusätzliche Geräte mit derselben Nummer, ohne Kosten. Dann sieht aber jeder jeden Chat und jede Kundennummer. InBetween hat nach den 30 Tagen Pro+ zum Testen ebenfalls einen kostenlosen Basic-Tarif (25 Kundennachrichten pro Monat).
Sieht mein Mitarbeiter die Telefonnummern der Kunden?
Standardmäßig nicht. Ihr Mitarbeiter sieht "Kunde 1", "Kunde 2" und so weiter. Im Dashboard können Sie die Nummern auf Wunsch einblenden.
Kann ich ändern, wer die Nachrichten erhält?
Ja. Wechseln Sie den Mitarbeiter jederzeit im Dashboard oder drücken Sie Pause, um die Weiterleitung vorübergehend zu stoppen.
Brauche ich eine neue WhatsApp Nummer?
Nein. Sie verbinden Ihre bestehende WhatsApp oder WhatsApp Business Nummer, so wie Sie WhatsApp Web verbinden würden. Kunden schreiben weiter an die Nummer, die sie bereits kennen.