WhatsApp para clínicas médicas: qué envían los pacientes
La mayoría de los mensajes de WhatsApp que recibe una consulta pequeña, ya sea de fisioterapia, dental, de medicina general o de psicología, tienen que ver con la organización. Los pacientes quieren cambiar una cita, preguntan el horario, mandan la foto de un volante o avisan de que llegan tarde. Son preguntas cortas y fáciles para quien lleva la agenda. Las preguntas médicas son otra cosa: hacen falta el profesional, la historia clínica y, muchas veces, una conversación.
| Mensaje | Ejemplo | Quién se encarga |
|---|---|---|
| Pedir o cambiar cita | "¿Puedo ir el viernes en vez del jueves?" | Recepción |
| Retraso o anulación | "Estoy en un atasco, llego 10 minutos tarde" | Recepción |
| Duda práctica | Horario, aparcamiento, qué traer | Recepción |
| Papeles | Foto de un volante o de la tarjeta del seguro | Recepción, y luego a tu propio programa |
| Pregunta médica | "¿Es normal esta hinchazón después de la sesión?" | Profesional, por teléfono o en el portal del paciente |
| Urgencia | Dolor, sangrado, falta de aire | No por WhatsApp: teléfono o 112 |
Los datos de salud requieren un cuidado especial
Los datos de salud son una categoría especial de datos personales según el RGPD, y muchas profesiones tienen además sus propias normas, como el secreto profesional. Esto no es asesoramiento jurídico. Si puedes usar WhatsApp, y cómo, depende de tu país, tu profesión y tu colegio profesional, así que consúltalo con ellos o con tu delegado de protección de datos. Lo que hacen muchas consultas en el día a día:
- WhatsApp solo para citas y dudas prácticas. Diagnósticos, resultados y pautas de tratamiento se quedan en tu programa de gestión o en el portal del paciente.
- Avísalo desde el principio. Pon una línea en el perfil de empresa o en el mensaje de bienvenida, por ejemplo: "Solo para citas. Por favor, no envíes información médica. Para urgencias, llámanos."
- No pases los chats a la historia clínica con capturas de pantalla si tus procedimientos no lo prevén. Mejor una nota breve en tu propio programa.
- Limita quién ve qué. Cuantos menos móviles tengan todas las conversaciones y números de pacientes, mejor.
Ten en cuenta que, al reenviar con InBetween, los mensajes pasan por un dispositivo vinculado en nuestros servidores en Alemania (Hetzner, UE). Los datos de sesión se cifran con AES-256-GCM y hay un modo opcional en el que todo queda solo en memoria. InBetween no es un programa de historia clínica y no hace que WhatsApp sea apto para contenido médico.
Tus opciones, de gratis a una plataforma completa
- Recepción tiene el móvil. Gratis y suficiente si siempre hay alguien en recepción. Deja de funcionar cuando la recepcionista libra o el número está en el móvil del titular.
- Dispositivos vinculados. El personal entra en la cuenta de la consulta como dispositivo vinculado (WhatsApp permite hasta 4). Cada dispositivo ve todos los chats y todos los números de pacientes, también fuera del horario. Consulta acceso a WhatsApp para un compañero.
- Un portal del paciente o un programa de citas con mensajería. Si quieres citas online, recordatorios y mensajes seguros en un solo sitio, encaja mejor un software pensado para consultas. Una plataforma de la API de WhatsApp Business puede enviar recordatorios automáticos por WhatsApp, con un coste más alto.
- Reenvío automático a una sola persona con InBetween. Los mensajes de pacientes van a la recepcionista de turno, con los números ocultos por defecto.
Cómo funciona en una consulta pequeña
Imagina que el número de la consulta está en el móvil de la titular y que una recepcionista lleva la agenda tres días a la semana. Conectas ese número con un código QR o un código de vinculación, como WhatsApp Web, e indicas el número de la recepcionista. Un paciente escribe "¿Puedo pasar la cita del jueves al viernes?" La recepcionista lo recibe en su propio WhatsApp como "Cliente 3", sin número de teléfono, mira la agenda y responde "El viernes a las 10:30 está libre, ya te he apuntado." El paciente lo recibe desde el número de la consulta. La titular puede seguir la conversación en el panel.
Los días que la recepcionista libra, cambias el destinatario a quien la sustituya. Fuera del horario pulsas Pausa: los mensajes esperan y se reenvían en cuanto lo vuelves a activar. Combínalo con un mensaje de ausencia que indique el teléfono para urgencias.
Cómo funciona, en 3 pasos
- Crea una cuenta en app.in-between.tech con tu correo electrónico y una contraseña. Sin tarjeta.
- Conecta WhatsApp: escanea el código QR o introduce el código de vinculación, igual que con WhatsApp Web. Tu teléfono sigue funcionando con normalidad.
- Indica el número de tu compañero. A partir de ese momento, cada mensaje de cliente le llega a tu compañero. Cuando responde, la respuesta vuelve al cliente desde tu número de empresa.
Las fotos, ubicaciones, notas de voz y documentos también se reenvían. Con Pausa detienes el reenvío temporalmente, por ejemplo por la noche. Los mensajes esperan hasta que lo vuelvas a activar.
Reenvía automáticamente los mensajes de tus clientes. Las respuestas salen desde tu número.
Pruébalo gratis 30 díasLímites, con sinceridad
- Un compañero por paciente. Un paciente se queda con el compañero que lo aceptó, con hasta 2 compañeros en Pro y 20 en Pro+. No es un equipo respondiendo los mismos chats en paralelo.
- Sin reserva de citas ni recordatorios. InBetween no se conecta con tu agenda ni envía recordatorios. Reenvía mensajes y respuestas, nada más.
- No para contenido médico. Deja las preguntas médicas y los resultados fuera de WhatsApp, con o sin InBetween.
- No es un producto oficial de Meta. Usa la tecnología de dispositivos vinculados, no la API de WhatsApp Business, y el panel de la aplicación de momento solo está en neerlandés.
Preguntas frecuentes
¿Puede una consulta usar WhatsApp con sus pacientes?
Para temas prácticos como las citas, a menudo sí, pero depende de tu país, tu profesión y tu colegio profesional, así que consúltalo con ellos. Los datos de salud son una categoría especial según el RGPD. Muchas consultas usan WhatsApp solo para la agenda y dejan las preguntas médicas para el teléfono o el portal del paciente.
¿Ve la recepcionista los números de los pacientes?
Por defecto no. Ve "Cliente 1", "Cliente 2", etc., y las respuestas salen desde el número de la consulta. Puedes mostrar los números en el panel si los necesita para encontrar a un paciente en la agenda.
¿Qué pasa con los mensajes fuera del horario?
Con Pausa activada, los mensajes no se reenvían y esperan hasta que vuelvas a activar el reenvío. Usa un mensaje de ausencia en WhatsApp Business para decir a los pacientes cuándo respondes y a qué número llamar en caso de urgencia.
¿Cuánto cuesta?
Las cuentas nuevas reciben 30 días de Pro+ gratis sin tarjeta. Después puedes quedarte en Basic gratis (25 mensajes de clientes al mes), o elegir Pro por 87 € al mes (2.000 mensajes) o Pro+ por 142 € al mes (ilimitado). Cancelación mensual.